Завдання - це одиниця роботи. Обсяг завдання може варіюватися від питання, що вимагає мінімальної робочої сили до однієї, що вимагає значної праці, яка включає в себе безліч підзадач для її завершення. Завдання, як правило, стосуються конкретних, обмежених у часі цілей і завдань. Таким чином, організація та відстеження завдань є важливим для досягнення цілей та завдань. Здійснюючи завдання на папері або комп'ютерну програму, ви берете на себе контроль над своїм днем і в кінцевому підсумку вашими короткостроковими і довгостроковими цілями і завданнями.
Елементи, які вам знадобляться
-
Список справ
-
Календар
Перейдіть до списку завдань і розмістіть числове значення для кожного елемента на основі його виміряного пріоритету. Це вказує ваші дії таким чином, що дає вам найкращий шанс зробити найбільший вплив протягом дня. Розставляйте пріоритети завдань, вирішуючи важливість кожного завдання для ваших цілей і завдань. Деякі завдання прийдуть з природним відчуттям терміновості, тоді як інші можуть дати вам паузу, щоб оцінити, чи мають вони будь-яке реальне значення взагалі.
Оцініть потреби часу для виконання кожного завдання. Розмістіть часовий діапазон, який встановлює мінімальний та максимальний час для виконання кожного завдання. Кількість часу, необхідного для виконання завдання, може вплинути на його пріоритет на день. Наприклад, проста робота, яка займає п'ять хвилин, може мати пріоритет над завданням з відносно більшим значенням, що вимагає від трьох до п'яти годин. Завдання, що вимагають більш тривалого періоду часу для завершення, природно, мають бути розписані протягом тривалого часу.
Встановіть терміни виконання кожного завдання. Кінцеві терміни зосереджують Вашу увагу і заохочують Вашу відповідність. Деякі завдання матимуть терміни, встановлені зовнішніми сторонами, такими як установлені клієнтами або зовнішніми установами. Інші завдання вимагають встановлення терміну. Це буде сформовано такими факторами, як кількість часу, необхідного для виконання завдання, і чи потрібна робота інших для виконання завдання. Крім того, при делегуванні завдань завдання допомагає надсилати запити з термінами, які є трохи раніше, ніж ваш власний термін виконання завдання.
Розклад завдань. Це передбачає вирішення способів організації завдань і дій у календарі. Розглянемо природне співвідношення між завданнями при плануванні їх. Ви отримаєте максимальну ефективність, поєднуючи подібні завдання разом - наприклад, завершуючи виставлення рахунків для різних проектів за один час. Крім того, враховуйте ваші особисті піки енергії протягом дня під час планування завдань. Якщо ваші психічні сили піднімаються під час ранкових годин, заплануйте завдання, які потребують оптимальної психічної уваги протягом цього часу. Якщо ваша енергія опускається о 15:00, це може бути найкращим часом для планування простих занять.
Будьте гнучкими. Ви можете розставити пріоритети, встановити терміни та запланувати завдання таким чином, щоб максимально ефективно використовувати час, тільки щоб отримати дзвінок від того, чий власний список термінів вимагає вашого часу та уваги. Не дозволяйте цьому зірвати ваші зусилля. Методи управління часом включають факторинг у флекс-час у своєму щоденному графіку. Крім того, якщо це життєздатний варіант, встановіть певні періоди часу як "безризиковий час" для завдань, які вимагають високих рівнів концентрації.
Відстежуйте і позначте свій прогрес. Розробити візуальну схему або графік вашого списку завдань, що послідовність дій. Розробити індивідуальні схеми потоків діяльності для основних завдань, які включають ряд підзадач. Під час виконання завдань і підзадач перетинайте їх зі списку. Наприкінці кожного дня та кінця кожного робочого тижня перегляньте свій прогрес і реорганізуйте завдання зі свіжими списками та діаграмами для нового дня та нового тижня.
Поради
-
Визначте, чи є у вас достатньо ресурсів для виконання завдання. Якість роботи, як правило, важливіше, ніж виконання строків.
