Навіть в офісі з однією особою організація офісних процедур має важливе значення для ефективної роботи підприємства. Створення набору організованих процедур полегшує керування бізнесом і скорочує час, необхідний для виконання накладних завдань, таких як подача, придбання та виконання основних документів.
Елементи, які вам потрібні
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
Принтер
-
Три кільця сполучного
Створіть список процедур, які необхідно організувати. Переконайтеся, що ви перерахували всі офісні процедури, які ви очікуєте в майбутньому, навіть якщо вони виконуються нечасто.
Визначте особу, яка зараз відповідає за кожну процедуру в офісі. Якщо відповідає більше однієї особи, ідентифікуйте особу, яка найефективніше виконує процедуру, або хто є найбільш чітким щодо опису процедури.
Попросіть, щоб кожна людина записувала докладний опис того, як вони виконують кожну процедуру в офісі. Переконайтеся, що кожна людина виконує крок за кроком, чіткий формат, надаючи шаблон або зразок того, як повинен бути написаний опис кожного офісного процесу. Попросіть кожну особу надати копію свого опису в загальному форматі документів.
Об'єднайте всі описи офісних процедур в єдиний головний документ, організований у глави за функціями. Наприклад, групувати всі процедури бухгалтерського обліку в одну главу, всі процедури доставки в іншу главу.
Роздрукуйте повний документ і надайте вашим співробітникам принаймні один папку з трьома кільцями з усіма офісними процедурами. Надайте кожному працівнику окремий документ, що охоплює всі офісні процедури, за які вони несуть відповідальність, та забезпечіть, щоб усі співробітники ознайомилися з документами, що стосуються тих процедур, які вони регулярно виконують.
