Офісне спілкування може бути в першу чергу обумовлене електронною поштою та миттєвими повідомленнями, але майже кожен офіс все ще отримує та обробляє величезну кількість документів. Насправді, за даними агентства охорони навколишнього середовища США, середній офісний працівник щороку обробляє приблизно 10 000 аркушів паперу, або в середньому близько двох фунтів паперових і картонних виробів щодня. Кращі процедури управління поштою в офісі можуть пройти довгий шлях до забезпечення плавного потоку внутрішніх і зовнішніх комунікацій.
Призначте відповідний персонал
Навіть малі підприємства можуть отримати вигоду від призначення однієї особи для обробки всієї вхідної та вихідної пошти, щоб гарантувати, що ніщо не втрачається або не спрямовується на шляху до місця призначення. Чим більше організація, тим більше співробітників повинна бути призначена для отримання, зіставлення, розповсюдження та збору всіх поштових повідомлень компанії та пакетів. Оскільки електронна пошта стає все більш популярним вибором для спілкування та розповсюдження офіційних документів, обробка паперової пошти може бути лише частиною посадової роботи, залежно від обсягу пошти, що проходить через звичайні корпоративні канали зв'язку. Для комерційних постачальників (наприклад, UPS, FedEx, DHL), адміністратор, як правило, є найкращою особою, яка отримує та підписує вхідні пакети через своє найкраще місце розташування. Як правило, це не дуже гарна ідея, щоб передавати всі інші обов'язки управління поштою адміністратору, однак, тому що ця відповідальність часто вимагає, щоб вона залишала свій стіл без нагляду протягом тривалого періоду часу.
Створіть діаграми потоку поштових розсилок
Менеджери та працівники, відповідальні за розповсюдження пошти, повинні співпрацювати над розробкою керівних принципів, використовуючи схеми, контрольні списки або будь-який інший формат, який відповідає вашій компанії. Слід брати до уваги кожен етап поштового збору: збір пошти в центральному центрі збору (П.О. коробку, поштову службу, корпоративне поштове відділення, службу доставки пакетів або звичайну поштову скриньку); зіставлення в певному місці в офісі, призначеному виключно для сортування пошти; розповсюдження або на відомчі, або на окремі поштові скриньки, або на доставку в кожному офісі; збір вихідної пошти та забезпечення належного звернення та вивільнення всієї вихідної пошти; зберігання акуратної та повністю укомплектованої площі збирання / сортування пошти.
Забезпечити необхідні матеріали
Переконайтеся, що станція збору / розповсюдження пошти має всі необхідні запаси для виконання своєї роботи. Якщо ваша компанія достатньо велика, щоб розповсюдження поштових повідомлень було більш ефективним, використовуючи центральне місце розташування, встановіть надійний організатор пошти / літератури або сортувальник пошти з великою кількістю бункерів для кожного відділу або співробітника і чітко позначте кожну з них. Відділи потребуватимуть більших розмірів, ніж особи, тому надайте їм достатньо місця.Тримайте добре укомплектований кабінет або стіл з рулонами стрічки та стрічковими дозаторами; пакувальний матеріал; конверти; повернути етикетки різних розмірів перед друком з адресою вашої компанії; поштові етикетки різного розміру, надруковані з найпоширенішими поштовими адресами вашої компанії; штампи часу і дати; пакетну шкалу; ручки; маркери; бункери для зберігання; і маленький ручний вантажний автомобіль або візок. Не забудьте включити подрібнювач промислових розмірів і контейнери для переробки. Якщо ваша компанія проходить більше пошти, ніж одна людина може розрізати або переробити, розглянути можливість укласти контракт з компанією з зовнішнього управління документами / переробкою, щоб обробити роботу за вас.
Слідкуйте за всіма вхідними та вихідними повідомленнями
Створіть систему електронної пошти для відстеження всієї вхідної та вихідної пошти. Якщо ваш бізнес - це ви і помічник, ви можете пропустити цей крок, але якщо ви стежите за великим відділом або компанією з десятками співробітників, створіть систему, яка буде відстежувати дати, в які надходить пошта, і, якщо необхідно, кому. Особливо важливо створювати ці системи, якщо ваша компанія отримує багато чутливих юридичних документів і пакетів. Елементи втрачаються навіть у невеликих офісах частіше, ніж ви думаєте; краще уникати таких неприємних ситуацій, наприклад, створивши базову електронну таблицю Excel, яка показує, коли пакет прийшов і коли його вимагав одержувач або представник.
