Для ефективного управління медичним фронт-офісом необхідно розробляти та впроваджувати комплексні, чіткі процедури, які стосуються необхідних завдань та обов'язків. Офісні процедури повинні висвітлювати обов'язки різних працівників, наприклад, опис того, що адміністратори повинні робити, коли офіс відкривається і закривається. Ви повинні розуміти, як медичний офіс працює, щоб належним чином пристосувати процедури.
Основи
Офісні процедури повинні передати способи взаємодії з клієнтами. Відповідні теми включають стандартні привітання з клієнтом (наприклад, особисто та по телефону), невдоволені або розлючені клієнти, конфіденційність клієнтів (наприклад, правила HIPAA), а також призначення призначення та повідомлення. Для більшості працівників медичних служб потрібні навички обслуговування клієнтів. Таким чином, процедури повинні відрізняти “добру” від “неадекватного” обслуговування клієнтів. Необхідні стандартні процедури в разі надзвичайної ситуації або стихійного лиха, наприклад, пожежі або повені. Створіть окремий посібник для співробітників, щоб обговорити правила щодо одягу, відвідуваності, сексуальних домагань, нарахування заробітної плати, відпусток та пільг.
Записи
Успішне медичне управління ефективно веде записи своїх пацієнтів. Процедури резервного копіювання повинні бути обов'язковими для безпаперових офісів (наприклад, з інформацією про пацієнта, що зберігається в Інтернеті або в комп'ютерній програмі). Посібник з переднього офісу повинен пояснити, як створювати, оновлювати та зберігати записи клієнтів. Посібник також повинен включати процедури про те, як зробити записи неактивними, наприклад, коли пацієнти переходять. Іншим важливим аспектом є календарі лікаря. Наприклад, при плануванні двох пацієнтів кожну годину лікар може мати від 20 до 30 хвилин вільного часу. Процедури повинні пояснювати, як планувати відповідну кількість пацієнтів щогодини та щодня. Процедури також можуть відображати стандартний спосіб призначення екзаменаційних кімнат.
Платежі
Передні медичні кабінети повинні деталізувати, як збирати плату від пацієнтів. Якщо пацієнт використовує страхування, процедури повинні пояснити, яка інформація необхідна для перевірки страхування та збору доплати, якщо це необхідно. Процедури повинні пояснювати, чи потрібно отримувати платіж до або після візиту, коли пацієнт платить з кишені. Також опишіть необхідні кроки для своєчасного відшкодування страхових відшкодувань. Наприклад, поясніть, хто буде кодувати або ідентифікувати медичні процедури для записів пацієнтів, а також виставляти рахунки. Процедури повинні визначати, як обробляти прострочені рахунки, такі як ті, що залишаються непогашеними протягом 6 місяців або 1 рік.
