Протягом багатьох століть контракти стали універсальним способом встановлення юридично обов'язкового договору між двома сторонами. Управління контрактами передбачає адміністрування відносин між суб'єктами господарювання, наприклад, клієнтів, партнерів, постачальників або персоналу. Процедури включають деталі щодо ведення переговорів, реалізації, припинення та відновлення діяльності.
Елементи процедури
Ваша мета в управлінні контрактами - максимізувати прибуток і мінімізувати ризик. Чітко визначені процедури полегшують координацію між залученими сторонами. Комерційні контракти включають рахунки-фактури, замовлення на купівлю та партнерські угоди. Запровадити процедури управління контрактами з використанням комп'ютерних програмних засобів або просто задокументувати їх як посібник.
Ваші процедури повинні визначати, яким чином визначаються вимоги до продуктів або наданих послуг. Дотримання специфікацій контракту часто є основою для визначення якості. Різні вимоги до бізнесу призводять до змін у контрактах, як це дозволено процедурами управління контрактами. Встановіть комплексні процедури управління контрактами, щоб у разі виникнення спірних векселів та невиконаних зобов'язань вони були вирішені швидше, оскільки ваші контракти є надійними.
Переконайтеся, що ви дотримуєтеся статутів і правил, які регулюють мову договору, а також права та обов'язки тих, хто бере участь. Хоча один раз просте рукостискання вважалося юридично обов'язковим, сучасні компанії тепер покладаються на серію юридичних документів для ведення бізнесу. Документуйте, як створити чотири основні типи контрактів: фіксовану ціну, компенсацію витрат, частково визначену та літерні угоди. Процедури розробки контракту та управління для кожного типу повинні вказувати, як вказати ціну, визначити рамки, визначити графік постачання, оцінити ризик для кожної сторони і описати будь-які поточні ділові відносини (якщо це необхідно).
Підготовка до обробки різних сценаріїв. Для контрактів з фіксованою ціною додаткові процедури повинні вказувати пом'якшувальні умови, наприклад, як написати контракт, якщо точна кількість матеріалів не відома або діяльність поширюється на тривалий період часу. Деякі галузі, такі як будівельна промисловість, включають стимули до контрактів, щоб мотивувати оперативну ефективність. Процедури, пов'язані з контрактами, що підлягають відшкодуванню витрат, визначають, як визначати умови, щоб покупець взяв на себе фінансовий ризик у продавця, погодившись з ціною, яка покриває (як правило) всі витрати плюс плату. Правила моніторингу цих типів контрактів (як правило, використовуються неприбутковими установами або бізнес-партнерами, для яких фінансова вигода не є основною метою), включають чіткі заяви очікування. Створити процедури для частково визначених контрактів і письмових угод. Інвестиції часу та зусиль у розробку комплексних процедур забезпечують безперебійну роботу ваших компаній.
