Якщо ви витрачаєте годинник на пошук певного документа або файлу, можливо, настав час переглянути організаційну систему вашого офісу. Якщо у вас багато файлів і папок, може знадобитися деякий час, щоб пройти та організувати їх усі. Але, врешті-решт, це буде варто, тому що ви точно знаєте, де знайти все. Якщо ви відчуваєте себе перевантаженим, вирішуючи весь офіс відразу, спробуйте пройти через одну область на день, поки не закінчите.
Елементи, які вам потрібні
-
Вхідні / вихідні
-
Файли
-
Папки
-
Мітки
-
Шафа для зберігання / подачі
Розмістіть папку "Вхідні" та "Вихідні" в одному куті столу. Зберігайте всі вихідні рахунки, повідомлення та інші предмети поштою або розповсюджуйте їх у вихідній пошті. Висилати ці елементи щодня. Розміщуйте вхідні файли, документи та пошту в папці "Вхідні". Також щодня виступайте або подайте ці предмети; таким чином, вони не стануть безладдям.
Створюйте категорії для файлів і папок. Вони будуть змінюватися залежно від типу бізнесу. Деякі категорії можуть мати явні позначки, такі як клієнти, податкова інформація, постачальники та майбутні проекти. Зосередьтеся на класифікації всіх ваших документів на ці великі категорії.
Розбийте великі категорії на менші підкатегорії, якщо це можливо. Наприклад, якщо у вашому бізнесі є клієнти, створіть одну папку для кожного клієнта. Якщо документи клієнта занадто великі, щоб вписатися в одну папку, розкладіть цю категорію ще більше. Розділіть файл клієнта на різні папки для різних типів документів.
Позначте всі файли. CNN Money рекомендує маркувати файли відповідно до того, як ви, швидше за все, шукатимете їх. Наприклад, замість маркування неясного файлу “Form 27G-28A”, позначте його “Рахунки-фактури” або подібну застосовну категорію. Це полегшує пошук документів швидко.
Помістіть всі документи в шафу, коробку для подачі або подібну розетку. Якщо у вас є багато файлів, зберігайте ті, які ви найчастіше використовуєте, поруч зі своїм столом. Якщо у вас залишиться офісний простір, зберігайте файли, які можна використовувати лише один раз на рік у окремому відділенні для зберігання шафи або в іншій кімнаті.
Зберігайте окрему купу документів, призначених для сміття, під час сортування файлів. Своєчасне подрібнення старих і невідповідних документів є ключем до підтримки організованого офісу. Якщо ви не впевнені, чи можете ви утилізувати документ, призначте одну папку для можливого сміття і збережіть документ там, доки ви не зможете зруйнувати.
