Підтримка ваших керівників, однолітків та підлеглих добре поінформована є необхідною умовою для безперебійної роботи офісу. Хоча багато щоденної інформації обмінюється особисто, електронною поштою або по телефону, іноді необхідно написати офісну записку, яка запам'ятовує обговорення та дії, які вже відбулися (включаючи оцінки працівників) та / або надає кожна людина "очолює" щодо майбутніх змін. Ось що вам потрібно знати, щоб зібрати свої думки та написати ефективну записку.
Визначте мету записки, яку ви хочете написати. Спробуйте резюмувати його в одному короткому реченні. Приклади: орієнтація для нових працівників; Нові процедури обробки заяв на відрядження; Свято Потлук. Це речення буде представляти собою рядок "Тема" у верхній частині Вашої пам'ятки безпосередньо під адресами.
Визначте осіб, до яких збирається пам'ятка. Якщо це буде лише для кількох людей, то доповідь буде ідентифікувати їх по імені, назві та відділі. Якщо, однак, це відбувається у великій групі, то вони будуть ідентифіковані як колективна назва. Приклади: Усі працівники; Менеджери відділу 4; Персонал. Ця інформація буде розміщена в рядку "До" примітки.
Визначте себе та свою назву в рядку "Від". Навіть якщо всі ви знаєте, як "Боб", ви повинні ідентифікувати себе як за своїм ім'ям і прізвищем.
Виконуйте "Правило 3" у конструюванні вмісту Вашої пам'ятки; Зокрема, скажіть своїм читачам, що ви збираєтеся їм розповісти, скажіть їм, що це таке, і закінчіть, повторивши те, що ви тільки що сказали їм. Наприклад, можливо, ваша пам'ятка про нагадування вашим співробітникам про те, що відволікання на святковий сезон роблять популярним час для викрадачів красти такі предмети, як гаманці та особисті речі, що залишилися на виду. Перший абзац рекомендував би їм бути обережними. Другий пункт дасть поради щодо блокування столів і дверей і більше знає відвідувачів. Третій пункт рекомендує вжити заходів, якщо вони спостерігають підозрілу поведінку або є жертвою крадіжки офісу.
Використовуйте пункти маркерів для нагадувань, які надають процедурний вміст або будь-який тип контрольного списку. Їх набагато легше слідувати і розуміти, аніж вбудовувати їх у параграфі.
Дотримуйтесь правила 1-дюймового поля на лівій і правій сторонах і внизу сторінки. У верхній частині сторінки, ймовірно, є форма бланка або шаблон, який знизить верхній край вниз на кілька дюймів. Якщо у вас немає фірмового бланка, ви можете самостійно створити гарний документ, центруючи слово "MEMO" жирним шрифтом на 2 або 3 дюйма вниз від верхньої частини сторінки. "To:", "From:" і "Subject:" будуть надруковані з лівого боку. Тіло нагадування є одним інтервалом.
Використовуйте 12 пт. шрифт, який буде легко читати ваші одержувачі. Times New Roman і Courier є стандартними; Bookman і Palatino також прийнятні.
Перед тим, як роздрукувати його, ретельно виправте вміст.
Фотокопіюйте якомога більше копій і поширюйте їх одержувачам.
Поради
-
По можливості, зберігайте нотатку на одній сторінці. Що потрібно робити в будь-якому офісі, будь-яка пам'ятка, яка надходить на декілька сторінок, може бути відкладена для подальшого читання і в кінцевому підсумку потрапить до дна стека. Якщо вміст невідкладного характеру або стосується майбутньої зустрічі, яку вони повинні поставити на свої календарі, переконайтеся, що це виділяється в рядку теми, щоб ваші читачі не пропустили його.
Увага
Якщо вміст вашого записки негативний або, можливо, написаний у дусі засмучуючого моменту, відкладіть його на кілька годин або до наступного дня і прочитайте його знову.
