Важке завдання - створити техніко-економічний план - позаду. Тепер ви повинні написати супровідний лист, тому що найкращі бізнес-практики диктують, що це не просто непрофесіонал, а просто закласти план в конверт і відправити його. Зверніть увагу на супровідний лист як завершальний штрих - лук на подарунковому пакеті, якщо ви хочете - це демонструє одержувачеві, що ви дбаєте про видимість, а також про внесення будь-яких змін у план техніко-економічного обґрунтування.
Виберіть бізнес-шрифт для вашого листа. Щоб створити симетрію, виберіть той, який ви використовували для плану технічної реалізації. В іншому випадку, Times New Roman, Arial або Tahoma у 11 пунктах є гарним вибором. Встановіть 1-дюймові поля на верхній, нижній та боковій стороні і розташуйте лист у стилі блоку, без відступів.
Введіть заголовок адреси повернення, що включає вашу адресу (не ваше ім'я), а потім дату. Двомісний простір.
Введіть внутрішню адресу або ім'я та адресу, на які ви надсилаєте план реалізації. Двомісний простір.
Введіть привітання. Двомісний простір.
Напишіть перший абзац, узагальнюючи мету листа і натякаючи на будь-які релевантні деталі, що стосуються плану реалізації: «Додайте, будь ласка, план техніко-економічного обгрунтування, який окреслює (вкажіть обсяг плану та його мету), що я з задоволенням надаю вам ім'я (назва вашої компанії).
Зверніть увагу на те, що одержувач повинен уважно прочитати план і внести будь-які зміни - і незабаром - до того, як почнуться будь-які професійні послуги, що укладаються контрактами. Обов'язково встановіть розумний термін, який надає одержувачу достатньо часу для ретельного огляду, але не стільки часу, щоб план міг випасти з екрану бізнес-радара: “Я з повагою прошу вас переглянути перерахований план, щоб переконатися, що він точно відображає всі відповідні точки. Якщо ні, і ви бажаєте внести будь-які зміни, зверніться до мене за адресою (ваш номер телефону) якомога швидше, щоб обговорити їх. Якщо ні, будь ласка, підпишіть план, який вказаний на останній сторінці. Я покликаю вас протягом тижня, щоб встановити приємний час для мене, щоб підібрати план з вашого офісу.
Напишіть у заключному пункті, який вказує на будь-які ділові відносини, які передбачає дослідження техніко-економічного обґрунтування. «Заздалегідь дякую Вам за Вашу швидку увагу до цього питання. Тепер, коли план техніко-економічного обґрунтування завершений, я з нетерпінням чекаю на те, щоб працювати з вами продуктивно і взаємовигідно протягом багатьох наступних років ».
Введіть формальне закриття, наприклад: «Щиро ваш» або «Щиро». Простір чотири рази.
Введіть своє ім'я. Простір один раз. Тип “Корпус” (що відноситься до техніко-економічного плану). Підпишіть своє ім'я в просторі між закритим і введеним ім'ям.
Поради
-
Прочитайте свій лист вголос. Потім запитайте довіреного колегу - бажано одного з учасників плану реалізації - прочитати його теж. Прочитайте та відредагуйте лист перед його надсиланням.
Збережіть копію листа для своїх файлів.
