При управлінні проектом, суть справи полягає у знанні того, що тягне за собою результат. "Постачання" - це термін, який завжди можна почути в бізнесі, і було б легко думати, що це стосується фізичних продуктів, які ми отримуємо, але це набагато ширше, ніж це.
Що таке результати?
По суті, результати є результатом проекту. Але є кілька видів результатів: внутрішні та зовнішні результати, а також результати проекту та процесу.
Зовнішні результати - це послуги або продукти, які клієнт або клієнт залучив до компанії. Це те, що створює ваш бізнес для продажу, щоб отримати прибуток для компанії.
Внутрішні результати - це завдання та робота, виконана в компанії, яка не керується клієнтом, але є вимогою для успішного ведення бізнесу. Подача податків, оформлення документів та управління рахунками вважаються внутрішніми. Внутрішні результати ніколи не перетинатимуться за робочим столом клієнта, але вони можуть бути подані для органів влади, таких як IRS або ліцензійні органи. Вони все ще знаходяться у вашій компанії (внутрішній) або необхідні для управління вашою компанією.
Результати проекту та результати процесу потрапляють до категорії зовнішніх результатів, оскільки вони стосуються роботи на основі клієнта.Результати проекту - результати, орієнтовані на клієнта; будь-які продукти та послуги, які повинні бути надані клієнту в результаті проекту.
Результати процесу, з іншого боку, - це будь-яка робота, виконана для завершення проекту. Це документи, плани, макети, будь-які роз'яснення щодо обсягу і навіть розбивки робочих структур, які створюються для внутрішньої команди.
Розуміння результатів проекту
Коли клієнти або клієнти залучають бізнес, щоб надати послугу або продати їм продукт, результат, який вони отримують, є результатом проекту. Це може бути фізичний продукт, але він також може бути чимось нематеріальним, наприклад, службою, звітом або комп'ютерним файлом.
Наприклад, коли авіакомпанія підписує контракт з Boeing, щоб придумати новий літак для них, вони будуть вказувати, що вони вимагають від літака - від розміру, до місць і дизайну. Літак стає результативним. І якщо компанія проводить внутрішню конференцію і наймає транскриптора для запису та документування події, їх транскрипційні файли також є результатом.
Постачання можуть бути творчим виходом, обладнанням, програмним забезпеченням, документами, обладнанням та іншими послугами. Вони можуть бути короткостроковими роботами або масово складними довгостроковими проектами.
Чим більш чітко визначені результати у контрактах за проектом, тим гладшим буде процес доставки.
Визначення результатів проекту
Недостатньо сказати, що це таке, що буде надано наприкінці проекту. Важливо мати чіткий обсяг, витрати та терміни, визначені у контракті з результатами, тому обидві сторони погоджуються щодо того, що буде зроблено, коли воно буде доставлено, і на скільки.
Наприклад, припустимо, що ви підписуєте доставку нового корпоративного веб-сайту для вашої компанії-виробника одягу. Чим більше специфікацій ви можете надати для того, що вам потрібно від веб-сайту, тим більше шансів, що ви матимете бажані результати.
Отже, викладення результатів має містити перелік усіх аспектів, які ви потребуватимете на веб-сайті:
- Динамічний портал електронної комерції, де клієнти можуть бачити одяг у кількох поданнях з можливістю збільшення.
- Клієнти можуть придбати онлайн за допомогою кредитних карток, PayPal та Interac в декількох валютах.
- Інтеграція агрегації списку розсилки знаходиться у списку побажань відділу маркетингу.
- Відділ продуктів хоче, щоб веб-сайт легко оновлювався новим продуктом, але він також повинен коригувати інвентаризацію компанії 24/7, тому продукти не перепродані або залишені непроданими через поганий відстеження даних.
Кожен з цих аспектів може бути детально описаний в контракті проекту. Результати процесу будуть вирішені внутрішньо командою проекту таким чином, щоб швидко переносити проект, щоб виконати кінцеві терміни зовнішніх результатів.
У цьому випадку може бути більше одного результату. Першим може бути макет дизайну веб-сайту, а другим результатом буде функціонування веб-сайту або каркаса. Перший результат повинен бути схвалений до того, як може бути створений другий результат, і контракт повинен мати чіткі критерії прийнятності результатів.
Кроки у визначенні результатів
Дві найважливіші слова, які слід мати на увазі при визначенні результатів, є "специфічними" і "виміряними".
Особливості приходять на етапі планування проекту, і де деталі будуть визначені для того, що має бути результатом; результат. Після того, як специфіка підтвердиться, витрати і робоча сила можуть бути визначені, і бюджет клієнтом затверджений.
Основні етапи є частиною "вимірного" аспекту результатів, але вони призначені для внутрішнього використання - результатів процесу - це лише контрольний пункт на шляху до завершення проекту та звільнення роботи клієнта.
Іншим аспектом вимірюваної частини результатів проекту є те, що вони повинні відповідати критеріям прийнятності. З цією метою клієнт повинен чітко розуміти, що їм потрібно під час написання контракту, або вони можуть мати невелику компенсацію, якщо їхні результати не відповідають тим, що вони передбачали.
Базові лінії та віхи
Або ви працюєте над проектом, який потребує результатів, або ви залучаєтеся до отримання результатів. Так чи інакше, проект потребує базових рівнів і етапів для забезпечення успіху.
Базові показники проекту можуть бути або базовими, так і базовими, або базовими. Разом вони є базовими для вимірювання продуктивності, і вони не визначені до завершення планування проекту. Вони повинні бути основою для нагляду, оскільки проект розпочинається.
Базовою базою витрат є очікуваний бюджет. Сфера охоплює повний спектр проекту та очікування та результат. Графік - це графік виконання та доставки. Якщо, або коли деталі проекту змінюються, необхідно зазначити, і базові лінії повинні бути змінені.
При моніторингу точності базових рівнів важливі віхи. Основні етапи - це завдання або досягнення, які після завершення допомагають прискорити остаточні результати будь-якого проекту. Віхи можуть бути великими досягненнями, наприклад, створення кадру в новому складі або щось подібне до підписаного контракту. Загалом, основні етапи - це внутрішня функція, засіб моніторингу прогресу, що допомагає команді проекту залишатися на цільовому етапі завершення.
Якщо пропущені віхи проекту або змінюються базові лінії, це означає, що результати можуть не відповідати встановленому терміну.
Управління результатами проекту
Обсяг повзучості може призвести до порушення результатів, якщо масштаб проекту розшириться після того, як все розпочалося. Щоб обмежити це, чітко визначте, які результати беруть участь у початковій угоді проекту, а також, у разі потреби, додайте додатковий час і бюджет, якщо додати нові результати. Обов'язково отримайте схвалення від усіх зацікавлених сторін у цих випадках.
Клієнти та інші зацікавлені сторони можуть покращити успіх проекту за допомогою внеску щодо того, якими повинні бути критерії прийняття. Будьте зрозумілими щодо передбачуваного використання кінцевого результату та його мети, щоб забезпечити задоволення потреб та вимог результатів.
Використовуйте програмне забезпечення для управління проектами, щоб утримувати кожного на місці та оновлюватися про хід виконання проекту, і скільки ще потрібно зробити для завершення проекту. Це може бути особливо продуктивним, коли існує більше одного зовнішнього результату. Переконайтеся, що процеси, терміни та цілі є явними та прямими, а також завданнями делегування.
