Багато пакувальних пресів закінчуються, йдучи прямо у сміттєвий кошик. Деякі з цих пакетів просто не зацікавили читачів, але інші просто погано зібрані. Правильне форматування прес-пакета підвищить шанси опублікування інформації. Надсилання електронної пошти також збільшує можливість оприлюднення інформації - не тільки швидке отримання інформації, але й можливість легко відтворювати матеріал.
Визначте свої цілі для розсилки прес-комплекту, а потім дослідницьких організацій, які могли б допомогти досягти цих цілей. Редактори мають дуже мало часу, тому не витрачайте його. Невеликий папір в Огайо, який публікує тільки місцеві новини, не зацікавлений в прес-наборі від події в Каліфорнії. Інформаційна станція, яка фокусується на фінансах, не зацікавлена в прес-комплекті про рок-концерт. Після того, як ви визначили відповідні засоби масової інформації, знайдіть адресу електронної пошти та ім'я редактора, якщо це можливо, за допомогою пошуку в Інтернеті або виклику організації. Загальний електронний лист компанії можна використовувати, якщо електронна пошта редактора недоступна. Ознайомтеся не тільки зі ЗМІ, але і зі стилем ЗМІ. Чим ближче прес-комплект до стилю медіа-організації, тим краще.
Напишіть коротку заяву (від 3 до 10 слів) про те, що ви надсилаєте в темі повідомлення електронної пошти. Якщо це можливо, спробуйте показати, чому саме ця медіа буде зацікавлена в інформації. Наприклад, якщо комплект надсилається на документ, орієнтований на місцевість, включіть розташування події або справи в рядку теми.
Вкажіть точку відразу в тілі електронної пошти, і, якщо можливо, підключіть цю головну точку до стилю та інтересів медіа. Те, що ви включите в тіло електронної пошти, буде змінюватися в залежності від того, що включено до комплекту преси. Якщо комплект засобів масової інформації - це лише прес-реліз, включіть текст випуску в тілі повідомлення електронної пошти та додайте випуск для зручності. Якщо прес-комплект - це пакет про подію, напишіть коротку заяву, в якій говориться, що таке подія, коли вона є і що ви доклали. Якщо прес-комплект стосується місцевого бізнесу, напишіть коротку заяву про те, чому ви надсилаєте комплект.
Прикріпіть файл набору для друку до електронного листа. Будьте уважні до того, який формат файлу ви надсилаєте, тому що не кожна медіа може відкривати кожен тип файлу. Загалом PDF-файли (Формати портативних документів) можна відкрити майже всіма, а програмне забезпечення перегляду можна безкоштовно завантажити. PDF-файли також гарантуватимуть, що побачене на екрані комп'ютера те, що бачить одержувач, без змін форматування з різних комп'ютерів. RTF (Rich Text Format) також легко відкривати; однак формат не зберігається у файлі RTF і не найкращий для документів з графікою.
Переконайтеся, що будь-які фотографії, призначені для відтворення, є достатньо великими, щоб їх можна було передрукувати високої якості; не стискайте зображення, щоб надсилати повідомлення швидше. Текстові документи можуть бути об'єднані в один файл, але фотографії, які мають бути розглянуті для публікації, повинні бути прикріплені як окремі файли, оскільки зображення не можна легко відокремити від документа. Формат файлів JPG часто найкращий для зображень.
Поверніться до тіла листа. На закінчення перелічіть документи, які ви додали і чому; також вкажіть, чи доступні файли в іншому форматі. У самому кінці електронної пошти вкажіть повну контактну інформацію.
Перевірте всі аспекти, перш ніж відправити електронний лист. Переконайтеся, що адреса електронної пошти правильна, в тілі повідомлення немає помилок і додається правильний файл.
