Електронна пошта є ефективним і швидким способом надсилання ділових повідомлень у порівнянні з поштовою службою. Це також простіший спосіб обміну документами. Деякі речі, які слід враховувати при відправленні електронної пошти для бізнесу з вкладенням - це її розмір, програма, яка використовується для створення вкладення, і можливість вірусів. Також важливо пам'ятати, що одержувач може не бути єдиним, хто бачить ваше повідомлення. Використовуйте професійний тон, який залишить сприятливе враження.
Напишіть тему теми, яка адекватно відображає повідомлення. Конкретні тематичні рядки допоможуть співробітникам організувати електронну пошту відповідно до проектів компанії. Невизначені назви, такі як «Важливо» або «Будь ласка, прочитайте» ускладнюють пошук повідомлень у майбутньому.
Складіть повідомлення, яке є коротким і легким для читання. Співробітники повинні щодня просіювати великі обсяги повідомлень електронної пошти та мати мало часу для читання довгих повідомлень. Використовуйте розбірливий шрифт, укажіть велику кількість пробілів і використовуйте відповідні літери верхнього та нижнього регістрів. Напишіть своє повідомлення в тон, який є ввічливим, але професійним, і починайте і закінчуйте професійними привітаннями.
Див. Зайняті працівники часто кидаються на час і можуть забути про прикріплення, якщо немає посилання на нього. Нехай одержувач знає, що містить додаток і що з ним робити.
Переконайтеся, що документ додано до надсилання. Яніс Фішер Чан, автор книги "E-Mail: Написати це добре керівництво - як написати і керувати електронною поштою на робочому місці", радить додати документ перед тим, як ви почнете писати своє повідомлення.
Нехай ваш читач знає, яка програма потрібна для відкриття файлу. Microsoft Office Suite та Adobe Acrobat Reader - це поширені програми, що використовуються на робочому місці.
Розгляньте кількість часу, який потрібен одержувачу для завантаження вкладення. Використовуйте програму стиснення файлів для великих файлів, таких як WinZip, або розбийте файл на менші розділи, які можна надіслати окремо. Зважаючи на зайнятого співробітника, ви також можете вставити документ у тіло повідомлення.
Перевірте своє повідомлення. Орфографічні та граматичні помилки виявляються непрофесійними. Також уникайте використання сленгу, скорочень і смайликів у вашому повідомленні. Це можуть бути загальновідомі терміни, але вони не підходять для ділових повідомлень.
Перш ніж надсилати повідомлення, перевірте повідомлення та додайте документ на наявність вірусів.
Включіть застереження, яке закликає читача сканувати вкладення на віруси перед завантаженням. Це може захистити вашу компанію від можливих юридичних дій, якщо одержувач отримує вірус через ваше вкладення.
Увага
Не надсилайте ланцюгові повідомлення, спам або жарти як вкладення. Вони непрофесійні і недоречні.
