Багато співробітників у діловому світі добре розбираються у тому, як написати офіційний діловий лист. Проте, коли йдеться про електронні версії того самого листа, стиль і формат змінюються незначно. Знання належного етикету для ділового листа, надісланого по електронній пошті, не тільки допоможе працівникові виглядати більш професійно, це допоможе йому отримати свою точку зору в ясній і професійній манері.
Створіть простий і стислий рядок теми для електронної пошти. Уникайте поширених спам-тригерів, щоб зберегти повідомлення, надіслане вхідні папки одержувачів. Загальні тригери спаму включають: "Вільний", "Інформація, яку Ви запитували" та "Велика пропозиція". Також уникайте використання великих літер.
Форматуйте свою електронну пошту таким же чином, як і офіційний діловий лист. Спочатку введіть контактну інформацію. Потім вставте дату листа.Далі вкажіть адресу одержувача. Вставте привітання, а потім включіть підкреслений рядок теми, який може бути повторенням кроку 1. Напишіть тіло листа і вставте закриваючий рядок і свій підпис. Не забувайте розміщувати пробіл між кожною частиною листа.
Створіть своє привітання на основі ваших ділових контактів. Для найбільш формальних контактів, включіть почесний (г-н, пані, доктор, і т.д.) і прізвище одержувача, а потім кома. Якщо одержувач є колегою, його ім'я з наступною комою є прийнятним, якщо він, як правило, звертається до відправника таким чином. Для невідомих одержувачів прийнятним є формальний документ "До кого це стосується".
Поради
-
Більшість листувань не є формальною між співробітниками та спільними контактами. Вставка адреси та контактної інформації повинна бути включена лише в тому випадку, якщо відправник і одержувач є новими контактами, а не частими електронними партнерами.
Увага
Жіночий почесний (місіс, міс і міс) часто неправильно використовують, коли відправник не знає про статус шлюбу одержувачів. Краще припустити, що пані, якщо шлюб не відомий відправнику.
