Важливим аспектом управління бізнесом є спілкування з такими особами, як постачальники, співробітники та клієнти. Часто взаємодія «особистого обличчя» може бути замінено електронною поштою для звичайної ділової кореспонденції. Як і при написанні ділових листів, передавайте думки з професіоналізмом і лаконічністю, щоб отримати свою точку зору.
Підготовка та форматування
Перед створенням повідомлення розгляньте аудиторію електронної пошти компанії. Електронна пошта довіреного та давнього постачальника відрізнятиметься від тону, ніж для потенційного клієнта. У рядку теми слід чітко визначити мету електронної пошти, не будучи розпливчастою. Почніть свою електронну пошту з професійним привітанням, наприклад, "Шановні", включаючи повне ім'я одержувача, або "Сер" або "Мадам", якщо це невідомо. Після першого контакту, реципієнт може почуватися більш неформальним привітанням.
Вміст
Ефективна електронна пошта компанії зосереджена на центральній ідеї, тому повідомлення має бути якомога коротшим. Оскільки вирази обличчя не можуть бути передані в електронних листах, уникайте іронічних або саркастичних тверджень, які можуть призвести до непорозумінь. Скорочення, сленг і розмовні мови можуть заплутати читача і навіть зменшити довіру.
