Лист зобов'язання - це офіційна угода про надання матеріальної підтримки бізнесу, некомерційній або дослідницькій організації. Листи зобов'язань у діловому світі зазвичай визначають обіцянки щодо надання фінансування або позик, тоді як ті, що надаються неприбутковим організаціям, зазвичай визначають зобов'язання щодо співпраці, партнерства або інших форм матеріальної підтримки. Незалежно від того, чи ви зобов'язані фінансувати бізнес або підтримуєте неприбуткову громадську групу, необхідно забезпечити, щоб ваш лист зобов'язань, як і будь-який серйозний діловий лист, був коротким, чітким і дипломатичним.
Перегляньте свою інформацію. У вашому листі-зобов'язанні будуть викладені всі попередньо узгоджені деталі Вашої підтримки (наприклад, суми грошей, які будуть надані, графіки та плани на випадок непередбачених ситуацій), тому переконайтеся, що вся відповідна інформація є актуальною. У вашому листі повинні бути викладені лише терміни, які вже були узгоджені обома сторонами. Не використовуйте лист для додавання або перегляду умов чи умов.
Визначте основні умови Вашої угоди. Відкриття вашого листа має ідентифікувати Вас та всіх інших учасників угоди, а також основні терміни та цілі Вашого зобов'язання. Якщо ви здійснюєте перерахування коштів на проект або підприємство, вкажіть суми. Якщо ви здійснюєте іншу підтримку або співпрацю, коротко опишіть, яку саме підтримку ви надаватимете.
Опишіть свої ролі та обов'язки в угоді. Бути специфічним. Скажіть точно, яка ваша роль, і опишіть свій спектр обов'язків. Якщо Ви надаєте кошти, опишіть графіки платежів, а також плани дій на випадок надзвичайних ситуацій, якщо Ви не зможете виконати свої зобов'язання. Якщо ви завершуєте зобов'язання щодо неприбуткової або науково-дослідної співпраці, опишіть ваші точні обов'язки (такі як послуги або послуги, які ви плануєте надавати) та роль, яку ви або ваша організація відіграватиме у співпраці.
Тримайте лист ясним і лаконічним. Деякі джерела свідчать, що комерційні листи про наміри обмежуються однією сторінкою. У деяких випадках ефективні листи можуть бути короткими, як один абзац.
Будьте сердечні. Якщо ви пишете лист про зобов'язання з некомерційною організацією, майте на увазі, що ваш лист може бачити інші агенції, які підтримують або контролюють цю організацію, тому не забудьте чітко пояснити причини, за які ви бажаєте працювати з цією групою.Також згадайте про будь-яке попереднє співробітництво з групою. Це зміцнить ваш імідж, а також іміджу ваших співробітників, в очах інших прихильників неприбуткової організації, таких як суб'єкти, що надають гранти.
