Не кожен працівник відповідає очікуванням. Коли це відбудеться, ви повинні написати письмовий лист або офіційно розірвати його письмово. Деякі працівники можуть настільки відставати від ваших очікувань, що ви розгніваєтесь, але ви все одно повинні написати дисциплінарний лист у професійній тональності, тому що лист є записом компанії і ваша манера відображає компанію. Не ускладнюйте відсутність професіоналізму співробітника, виконуючи непрофесійний спосіб самостійно.
Введіть дату. Пропустіть рядок і введіть на окремих лініях ім'я працівника та домашню адресу. Пропустіть додатковий рядок і введіть "Шановний містер / господа. (Прізвище)", за яким слідує двокрапка. Навіть якщо ви перебуваєте на основі імені з працівником, ви повинні докласти додаткових зусиль, щоб бути професіоналом в ситуації, коли працівник вимагає дисципліни. Використання прізвища також допоможе вам створити відстань, що корисно, коли новини негативні.
Почніть лист, пояснивши працівникові, що його виконання на роботі не виправдало очікувань, а потім детально викладено проблеми з його виконанням у професійному та неемоційному порядку. У разі необхідності перелічіть дати та час значних подій, таких як затримка або нещасні випадки. Зверніться до будь-яких конкретних правил, які порушив працівник.
Поясніть, що буде далі. Якщо ви дисциплінуєте працівника, поясніть, що це її перше попередження і що наступні правопорушення заслуговують на подальші застереження з більш серйозними наслідками, такими як призупинення або звільнення. Якщо ви припиняєте роботу співробітника, вкажіть дату набрання чинності та будь-яку іншу інформацію, яку вона потребуватиме, наприклад, коли ви очікуєте, що вона звільнить свій офіс.
Надайте контактну інформацію на випадок, якщо у нього виникнуть запитання, і назвіть процес оскарження, якщо у вас є питання. Дякуйте працівнику за його співпрацю, і, якщо це доречно, скажіть йому, що бажаєте йому в майбутньому.
Закрийте лист, набравши "З повагою", і пропустіть три пробіли. Введіть своє ім'я. Надрукуйте лист на фірмовому бланку компанії та підпишіть своє ім'я над набраною назвою.
