Зовнішнє спілкування - це те, як бізнес або організація спілкується з тими, хто знаходиться за межами організаційної структури. Це варіюється від клієнтів та клієнтів, до постачальників комунальних послуг та ділових партнерів, до суб'єктів збору коштів і, в основному, до тих, хто не працює на зарплатні компанії. Хороша зовнішня комунікація є такою ж важливою, як гарне внутрішнє спілкування, тому необхідно приділяти особливу увагу тому, щоб ті, хто перебуває поза компанією, отримували таку ж турботу та повагу, як і ті, що знаходяться в компанії.
Зберіть зовнішній зворотний зв'язок. Зворотній зв'язок відноситься до звітів, які надаються компанії всіма зовнішніми джерелами, які викладають сильні та слабкі сторони вашої здатності надавати послуги та продукти. Незалежно від того, чи клієнти скаржаться, або ви пропонуєте опитування клієнтам, які оцінюють вашу продуктивність або використовуєте інший метод, зворотній зв'язок вкаже на прогалини у ваших комунікативних здібностях.
Зверніться до виявлених зовнішніх питань комунікації. Ви можете виявити, що клієнти відчувають, що з ними не звертаються з повагою, або що їм дають бігати представники компанії. Ви можете виявити, що служба електронної пошти помилково позначає повідомлення електронної пошти від клієнтів як спам, так що запити та питання не надходять. Існують сотні потенційних зовнішніх проблем комунікації. Як тільки ви дізнаєтеся, що саме викликає непорозуміння, ви можете продовжити.
Створіть рішення для зовнішніх проблем комунікації. Наприклад, якщо клієнти повідомляють про те, що представники використовують занадто багато технічного жаргону, то тренують представників, щоб розбити речі так просто, як це потрібно. Якщо ваші клієнти повідомляють, що ваша телефонна послуга не працює, то відремонтуйте її та налаштуйте її на максимальну зручність. Якщо клієнти в Інтернеті хочуть отримати більше інформації, оновіть свій веб-сайт і, можливо, запропонуйте їм можливість відстежувати замовлення або отримувати миттєву довідку від представника. Незалежно від рішення, він повинен вирішити цю проблему і представити працездатне виправлення.
Збирайте відгуки про рішення для вашої зовнішньої проблеми комунікації. Ви повинні отримати почуття тих, хто постраждав від рішення, щоб побачити, чи він вирішив проблему, як для співробітників вашої компанії, так і для зовнішніх представників, які беруть участь у процесі зовнішнього спілкування.
