Сприйняття громадськістю компанії або агентства може бути значною мірою вплинуто на її зовнішнє спілкування, тоді як задоволення від роботи працівників компанії залежить частково від його внутрішнього спілкування. Створення ефективного повідомлення чи комунікаційної кампанії починається з вивчення декількох факторів.
Відповідь на головне запитання
У світі, де кожен день люди переповнюються тисячами повідомлень, їх основним питанням часто є “Чому я повинен дбати?” Або “Що в ньому для мене?” Ефективна комунікація робить цю відповідь чіткою для читача або слухача. Запитайте себе, яка інформація буде найбільш важливою для вас, якщо ви будете членом аудиторії і переконайтеся, що ваші матеріали доставляють ці деталі. Підкресліть переваги на початку повідомлення або матеріалів, перш ніж додавати менш важливу інформацію.
Спрощення
Безперервне спілкування збільшує ймовірність його ефективності. Орієнтуйтеся на рівень читання від шостого до восьмого класу для письмових матеріалів. Уникайте використання скорочень, регуляторних термінів або жаргону. Видалити слова, якщо середня людина, яку ви зупинили на вулиці, не знатиме їх значення. Під час підготовки письмових матеріалів тримайте речення короткими і розбивайте копії з заголовками та графікою. Сторінка, повна тексту, не є привабливою для потенційних читачів.
Методи
Зробіть інформацію доступною для клієнтів і співробітників за допомогою різних форматів. Релізи новин, текстові повідомлення та електронні листи можуть використовуватися для передачі термінової інформації, а інформаційні бюлетені можуть бути відповідним вибором для вмісту, який є менш чутливим до часу. Веб-сайт є життєво важливим для спілкування з зовнішніми аудиторіями, а добре організована Інтранет, яка відображає вміст новин і практичні ресурси, може бути дуже корисною для співробітників. Включення відеопрезентацій дозволяє звернутися до візуальних учнів і запропонувати нові перспективи або деталі. Проведення зустрічей з працівниками або громадськістю пропонує особисту взаємодію, яка може сприяти підвищенню авторитету та підвищенню якості аудиторії.
Своєчасність
Інформація, яку повинні знати ваші клієнти, повинна бути повідомлена якомога швидше. Коли ваша аудиторія дізнається інформацію з медіа, а не безпосередньо з вашої організації, може бути сприйняття того, що ви хочете приховати цю інформацію або що ви дійсно не піклуєтеся про свою аудиторію. Центри контролю за хворобами відзначають у своєму довіднику щодо кризових ситуацій, що дві найсерйозніші помилки, які організація може зробити при спілкуванні із зацікавленими сторонами, надають інформацію, яка є занадто малою або занадто пізно або зустрічається як зарозуміла і не цінує зацікавлених осіб. Ці думки підсумовані у слогані агентства: «Будьте першим. Бути правим. Бути достовірним."
Прозорість і частота
Працівники та громадськість часто підозрюють корпорації та урядові установи, але ви можете зміцнювати довіру, збільшуючи прозорість ваших повідомлень. Керівники повинні бути готовими до поганих новин і бути готовими висловити жаль, що вони відчувають важкі обставини. Поділ міркувань за складними рішеннями також може сприяти розумінню.
"Коли ви виявляєте шкідливу інформацію, яку не потрібно було розкривати, ви заробляєте репутацію прозорості", - говорить Пітер Сандман, експерт з комунікацій з ризиками та корпоративний консультант. «Люди починають помічати, що коли ви робите щось неправильно, ви так говорите; з цього випливає, що коли ви не говорите так, ви не зробили нічого поганого."
Клієнти та працівники не повинні просто чути від вас, коли це погано.Щомісячний інформаційний бюлетень або щоквартальні зустрічі можуть інформувати співробітників про діяльність компанії, а статті на веб-сайті компанії та електронні листи, що входять до системи, дозволяють утримати клієнтів.
