Якщо ви коли-небудь читали посібник з монтажу або експлуатації нової покупки і відходили більш заплутаним, ніж коли ви почали, ви не самотні. Технічне написання може бути важким навіть для найбільш досвідченого професіонала. Проте, при написанні технічного звіту важливо включити відповідну тематику, бути чіткою і лаконічною, а також організувати свою інформацію, щоб читач міг легко зрозуміти її.
Вибір предмету
Люди, як правило, пишуть технічні звіти, коли вони роблять якісь дослідження і повинні представити результати певній аудиторії. Це дослідження може бути польовим дослідженням - опитуваннями, інтерв'ю та спостереженнями - або книжковим дослідженням. Незалежно від типу проведених досліджень, ви не зможете поділитися всією зібраною інформацією. У розділі «Деякі поради щодо написання технічного звіту» Алан Шерман з Університету штату Меріленд, округ Балтімор, пропонує, щоб ваш звіт зосередився на важливих висновках, які показують, що тема вашого дослідження цікава і важлива. Ви також повинні включити такі елементи, як дизайн дослідження та рекомендації, якщо вони необхідні.
Бути чітким і лаконічним
Люди не читають технічні звіти про квіткову мову чи зображення. Натомість люди читають технічні звіти, оскільки вони шукають певну інформацію. Будьте чіткими і лаконічними, коли пишете свій звіт. Подумайте про свою аудиторію і мету, і пишіть таким чином, щоб найкраще читачі могли зрозуміти, що ви намагаєтеся спілкуватися. Наприклад, якщо ви знаєте, що багато людей, які говорять англійською мовою як другу мову, прочитають ваш звіт, уникаючи кліше і ідіомів. Коли це можливо, будьте доречними, вирізаючи слова, речення та абзаци, які вам не потрібно повідомляти інформацію, яку ви зібрали.
Організація інформації
Організація є критично важливою в технічних звітах. Незалежно від того, пишете ви статтю «Як-б» або фіскальний звіт на робочому місці, неорганізована інформація може ускладнити використання цієї інформації читачам. Аудиторія та цілі впливають на організацію звіту. Те, що ваша аудиторія вже знає про цю тему, визначить, чи потрібно до включення до специфіки включити довідкову інформацію. Якщо метою вашого звіту є обґрунтування використання грошей або адвоката для дії, яку потрібно вжити, завершіть пропозицію або оскарження та організуйте тіло звіту навколо своєї підтримки для цієї дії. Особи, які пишуть шматки типу "що-небудь", повинні бути впевнені, що кроки розміщені в належному, хронологічному порядку.
Посилання на зовнішні джерела
Оскільки інформаційні технічні звіти часто показують результати досліджень, ви можете цитувати ідеї інших у ваших текстах. Незалежно від того, чи цитуєте ви ці переказуєте ці джерела, вам потрібно надати їм кредит, цитуючи їх. Якщо ви пишете свій звіт для роботи, для цього можна рекомендувати ногу або позначку. Однак, якщо ви пишете звіт для школи, ваш викладач або професор, як правило, вимагають, щоб ви використовували існуючий стиль цитування, як, наприклад, Асоціація сучасної мови або стиль Американської психологічної асоціації.
