Бізнес-лист визначає тон для майбутніх взаємодій. Коли потенційний клієнт отримує діловий лист, він негайно формує враження письменника та його організації. Якщо лист занадто випадковий, то письменник може виявитися нещирим або непрофесійним. Писання, яке є занадто формальним, може залякати чи відчужувати читача. Добре організований і добре написаний лист створить позитивне перше враження.
Добре організований
Кожне ділове листа стосується конкретної мети або завдання. Це може бути запит на інформацію, відповідь на запит або подання пропозиції. У першому пункті зазначено мету листа. Вона відповідає на запитання журналіста: хто, що, коли, де і чому. Решта абзаци підтримують цю мету з різними точками - кваліфікацією, атрибутами, особливостями. Останній абзац повторює цю мету і чітко визначає очікування письменника. Письменник використовує відповідні фрази переходу, щоб переконатися, що всі частини листа протікають плавно разом.
Ясний і стислий
Хороший діловий лист надає всю відповідну інформацію чітким і лаконічним чином. Письменник використовує відповідний тон і мову. Він зберігає словник простим і уникає використання технічної або абстрактної мови, щоб справити враження на читача. Він змінює довжину речень, віддаляючись від довгих, блукаючих речень з надмірними деталями. Проте він не обмежується короткими, поривчастими пропозиціями. Коли це можливо, він використовує активний голос замість пасивного голосу.
Добре структуровані
Кожен діловий лист відповідає формату компанії та вимогам до шрифту.У форматі блоку вся літера вирівнюється ліворуч і має один інтервал, за винятком подвійного пробілу між абзацами. Змінений формат блоку слідує за стилем блоку, але позиціонує дату і закриває його в центрі. Більшість ділових листів включають дату, внутрішню адресу, привітання, тему, безкоштовне закриття, підпис і додатки. Якщо літера коротше або довше за середній, то письменник вносить необхідні корективи у вертикальний інтервал.
Помилка безкоштовно
Перед тим, як відправити будь-який лист, письменник читає перший проект голосно. Це відмінний спосіб перевірити мову, яка звучить незручно або неприродно. Він використовує словник і книжку стилів, щоб перевірити всі правопис, граматику і пунктуацію. Крім того, він може використовувати функцію перевірки орфографії та граматики своєї програми обробки текстів. Він двічі перевіряє ім'я, назву та адресу одержувача.
