Колекційна діяльність формує неприємну за кадром необхідність, коли хтось повинен вам або вашому бізнесу, і, здається, не бажає платити. Замість того, щоб займати багато часу та безрезультатну гру з тегом телефону з людиною, яка має всі підстави уникати ваших дзвінків, пишіть діловий, ретельний лист як відчутний нагадування про борг. Повідомлення електронної пошти можуть займати менше часу та підготовки, ніж чорнило на папері, але той факт, що ви робите зусилля для спілкування поштою, підкреслює ваш щирий і серйозний намір забезпечити оплату.
Елементи, які вам знадобляться
-
Бланки
-
Копія рахунку-фактури
Створіть свій лист на офіційному бланку підприємства чи організації, якому відстрочений платіж заборгованості. Якщо такого бланку не існує, відкрийте лист з назвою та адресою вашої або вашої організації. Виконуйте цю інформацію з повним ім'ям і адресою особи або юридичної особи, яка зобов'язана вам оплатити. Вкажіть номер рахунку одержувача платежу та номер рахунку-фактури або номер операції до виклику, який ідентифікує одержувача.
Використовуйте офіційне особисте привітання. Зверніться до одержувача як "Шановна пані Джонс" або "Шановний містер Сміт". Почніть з "Кого це стосується", якщо у вас немає повної контактної інформації для окремої особи.
Підтримуйте професійний, сердечний, оптимістичний тон, навіть якщо відчуваєте глибоке розчарування. Орієнтуйте свою прозу на ідею, що одержувач платежу пропустив ваш рахунок-фактуру і просто потребує нагадування, щоб зробити відповідний переказ.
Вкажіть суму і характер боргу, включаючи повну інформацію про покупку або послугу, за яку він сплачує. Включіть терміни транзакцій і дати доставки, а також будь-яку іншу ідентифікаційну інформацію.
Сформулюйте, що ви очікуєте від відправника, в тому числі, як скоро ви очікуєте оплати. Поясніть будь-які штрафні санкції, включаючи відсотки або несвоєчасні збори, які вже застосовуються або будуть застосовуватися.
Укажіть свою контактну інформацію, щоб відправник міг зв'язатися з вами, щоб уточнити ситуацію або запросити розширення платежу. Вкажіть свій прямий номер телефону та адресу електронної пошти, навіть якщо вони відображаються на самому бланку. Закрийте з вдячністю за оперативну увагу одержувача та підтвердження того, наскільки ви цінуєте свої робочі чи ділові стосунки.
Поради
-
Стара приказка, що "ви будете ловити більше мух з медом, ніж з оцтом", рясно поширюється на нагадування про оплату. Якщо цей лист не представляє кінцевого попиту, залиште місце для перспективи того, що рахунок-фактура збилася з ладу, або видавець зазнав деякого нещастя, що заважало його увазі до деталей платежу.
Додайте копію відповідного рахунку чи заяви. Якщо ви включите конверт із самостійною адресою для переказу, згадайте його у своєму листі.
Увага
Якщо у вашому листі описуються конкретні дії, які ви плануєте вжити як частина збору коштів, включаючи судові справи про малі скарги або інші заходи, будьте готові дотримуватися заходів, які ви окреслите.
