Кожна компанія має різні правила щодо зустрічей. Деякі йдуть за неформальним процесом, інші вимагають більш формальної структури. Як менеджер або власник бізнесу, важливо знати, як проводити і завершувати як офіційні, так і неформальні зустрічі. Це покращить комунікацію та призведе до більш продуктивного результату.
Що означає відкласти зустріч?
Термін "відкласти" походить від латинських слів Ad (до) і Diurnus (щодня). Хоча багато людей використовують цей термін як взаємозамінні з припиненням зустрічі, "відкласти" фактично означає перенесення зустрічі або пункту порядку денного на інший день. Наприклад, члени ради директорів компанії можуть відкласти зустріч, коли просто неможливо обговорити проблеми, оскільки ключова інформація відсутня. Відстрочка означає, що зустріч буде відновлена пізніше, коли всі готові обговорити дане питання. Це не те ж саме, що припинення або завершення зустрічі, коли всі питання вирішені.
Які є правила проведення зустрічей?
Деякі організації, зокрема суди, університети, державні установи та великі організації дотримуються встановлених правил проведення офіційних зустрічей. Згідно з Правилами Порядку Роберта, щойно переглянуті, наприклад, кожен може подати клопотання про відкладення засідання за певних обставин, наприклад:
- За відсутності кворуму
- Як зазначено в підзаконних актах організації
- Коли члени ради досягають кінця порядку денного
- У разі виникнення надзвичайної або безпосередньої небезпеки, наприклад, у будівлі виникає пожежна сигналізація.
Хоча невеликі підприємства навряд чи будуть дотримуватися правил Роберта, вони надають просту основу для "офіційного" відкладання зустрічі.
Процедури відкладання засідання
Зустріч може бути відкладена або на початку, або на будь-якому етапі. Якщо ви голова, зробіть план, щоб переконатися, що все пройде гладко. Після обговорення порядку денного перевірте, чи бажає хтось подати клопотання про перенесення засідання. Попросіть одного, сказавши - Чи я чую клопотання про закриття? У заяві про відстрочку слід чітко вказати час і дату наступного засідання, а також будь-які невідкладні питання, які вимагають спеціальної сесії до наступного загального засідання. Згідно з правилами Роберта, пропозиція повинна бути відправлена і не може бути змінена або обговорена.
Засідання може бути відкладено без руху, якщо кворум відсутній або у випадку надзвичайної ситуації. У випадку, якщо цей день є державним святом, зустріч може бути відкладена до наступного робочого дня, в той же час і на місці. Відкладене засідання відбуватиметься за тим самим порядком, що й перша зустріч. У заключному слові голова може обговорити день і час наступного засідання. Він також може надати контактну інформацію, подякувати учасникам і нагадувати останні хвилини. У випадку, якщо відстрочка закінчиться на 90 днів або більше, кожному учаснику буде повідомлено дату і місце.
Завершення менш формальної зустрічі
Не всі зустрічі є формальними; отже, не всі засідання вимагають відкладання. Добрі приклади - зустрічі з продажу.Вони, безумовно, важливі, і всі торгові представники повинні бути присутніми. Але метою продажів є те, що менеджер відділу продажів може передавати інформацію персоналу, можливо, пропонувати поради та заохочення, або заохочувати тих, хто не досягав цілей або не вдавався до необхідних документів. Проте голосування під час засідання не відбудеться, оскільки важливим є думка менеджера з продажу. Після проведення засідання, де відповідає одна особа, було б нерозумно просити про перенесення клопотання. Менеджер з продажу може запитати, чи є якісь питання, а після відповіді просто скажіть: "Це все, що я хотів сьогодні висвітлити. Візьміть деякі з цих нових брошур, як ви йдете, і використовуйте їх, щоб пояснити неймовірні переваги цього чудового продукту!"
Ще один приклад - зустрічі, на яких менеджери збираються для обговорення проблем і рішень. Менеджери не мають часу на офіційну зустріч з рухами і секундами, і їм це не потрібно. Вони знають, що таке зустріч, тому немає необхідності. Ніхто не займає хвилин. Вони продовжуватимуть обговорювати ці питання на наступній зустрічі, тому технічно вони могли б відкласти зустріч. Але формальне завершення зустрічі було б незручним і недоречним. Швидше за все, зустріч буде заплановано на певний час, наприклад, 30 або 60 хвилин. Коли закінчиться час, хтось скаже: "Давайте виберемо це обговорення наступного місяця" в той час як інші виходять на двері, щоб повернутися до роботи.
