Встановіть Buy-In
Процес портфеля проектів - це метод, який може максимізувати потенціал випуску всіх проектів, що здійснюються вашою організацією в даний момент часу, за умови обмеженості ресурсів. Перш ніж розпочати роботу з управління портфелем проектів, створіть середовище взаєморозуміння та співпраці між ключовими особами, які приймають рішення у вашій організації. Процес портфеля проектів може включати припинення поточних проектів, які можуть бути успішними та своєчасними на користь проектів, які мають більший економічний або стратегічний вплив на вашу діяльність. Важливо, щоб менеджери розуміли цю концепцію, щоб уникнути відчуття образи, коли це відбувається. Сприяти командному ставленню до відбору проектів замість визначення невеликих груп співробітників з конкретними проектами. Це дозволить уникнути відчуття відторгнення, що виникає в проектних групах, які повторно призначені або розділені між новими проектами.
Пріоритети
Під час процесу управління портфелем проектів ви будете розподіляти ресурси, включаючи час, гроші, продуктивність праці співробітників і технології, до тих проектів, які найбільше сприяють прибутковості вашої компанії. Перш ніж розглядати будь-які конкретні проекти, розробити перелік пріоритетів, за якими можна судити кожного. Постійно контролюйте свій список пріоритетів та адаптуйте його до мінливих стратегічних цілей і розвивається бізнес-клімату. Елементи, за допомогою яких можна визначити пріоритети ваших проектів, можуть включати витрати, внесок у дохід, маркетинговий вплив, часові рамки та досягнення конкретних цілей.
Визначення потужності та попиту
Всі організації стикаються з проблемою максимально ефективного використання обмежених ресурсів. Збирайте інформацію про потенціал ресурсів та потреби в ресурсах кожного проекту, перш ніж використовувати список пріоритетів, щоб визначити, які проекти потрібно виконати. Загальний попит ресурсів на всі обрані проекти не може перевищувати потенціал ресурсів вашої компанії. Наприклад, якщо у вашій фірмі є десять комп'ютерів і двадцять співробітників, доступних для роботи над проектом, ви не можете вибрати портфель проектів, що потребує двадцяти трьох співробітників і одинадцять комп'ютерів. Бюджетні обмеження також є великим фактором при визначенні оптимального комплексу проектів.
Оптимізуйте портфель проектів
Озброївшись списком пріоритетів та інформацією, що стосується ресурсного потенціалу та ресурсних потреб окремих проектів, тепер ви готові обрати ряд проектів, які будуть максимально корисними для вашої компанії. Майте на увазі, що проекти, які не були вибрані спочатку, не обов'язково усуваються; проекти з меншим пріоритетом можуть бути реалізовані, коли ресурси звільняються шляхом завершення проектів з більш високим пріоритетом.
Існує декілька програмних пакетів, які допоможуть вам у процесі портфеля проектів, але для більш простих портфелів проектів дерево рішень може використовуватися для викладення всіх можливостей, пов'язаних з комбінацією обраних проектів. Перейдіть за посиланням у кінці цієї статті для прикладу дерева рішень проекту.
По-перше, перерахуйте кожен проект разом з його загальними витратами та вимогами до співробітників, технологій та інших ресурсів. Потім виділіть найбільшу кількість проектів відповідно до пріоритетів вашого проекту, а потім виберіть портфель проектів, які потрібно пройти. Пам'ятайте, що загальна потреба у ресурсах усіх вибраних проектів повинна бути меншою, ніж загальна ресурсна потужність. У міру впровадження нових потенційних проектів у вашу організацію, а також по завершенні поточних проектів, перегляньте процес портфеля проектів, щоб вирішити, які нові проекти заслуговують нових ресурсів на основі оновленого списку пріоритетів та можливостей ресурсів.
