Внутрішній контроль - це політика, створена для запобігання крадіжці та пошкодження цінних активів компанії. Матеріальні активи, такі як нерухомість, виробниче обладнання, виробничі запаси та грошові кошти, можуть бути викликом збереження безпеки в будь-який час, але ознайомлення з внутрішнім контролем для управління матеріальними активами може допомогти зберегти вашу майно.
Контрольований доступ
Контролюйте доступ до ключових областей ваших операцій, таких як засоби зберігання запасів, грошові сховища та приміщення для обладнання, із замками або контрольно-пропускними пунктами. Доступні електронні системи, які дозволяють обмежити доступ до чутливих областей призначеним персоналом без використання традиційних ключів. Ці системи мають можливість вести журнал, з якого співробітники зверталися до певних областей в певний час.
Питання делегації
Делегуйте лише заходи, що включають відкритий доступ до запасів, грошових коштів та інших цінностей, для ваших найнадійніших працівників. Згідно з Montana.edu, менеджери не повинні дозволяти нікому підписувати ім'я менеджера при роботі з постачальниками, дистриб'юторами або клієнтами, а також не повинні дозволяти будь-якому ексклюзивному контролю за діяльністю, або впливу на діяльність з доставки або керування грошовими коштами.
Питання безпеки
Дисциплінарна увага до деталей є життєво важливою для безпеки ваших матеріальних активів. Ретельно блокуйте, затворіть і оберігайте приміщення після кожного робочого дня, а також використовуйте відеоспостереження для запису порушників або підозрілу діяльність. Часто створюйте банківські депозити і зберігайте при необхідності лише стільки готівки.
Траси доступу
Записуйте доступ до чутливих областей, коли це можливо. За даними siterooms.com, записи доступу є ключем до ефективного внутрішнього контролю. Ведіть електронний запис про доступ до заборонених територій. Вимагати від касирів входити до касових апаратів з унікальним ідентифікатором і не допускати обміну касових апаратів. Вимагати від працівників позначати свої ініціали на розписках, депозитних формах, касових стрічках та інших контрольних документах.
Фізичний аудит
Здійснюйте регулярні та випадкові перевірки Ваших запасів, обладнання та банківських рахунків для раннього уникнення підозрілої діяльності. Розглянути можливість використання аудиторської компанії третіх сторін для забезпечення надійності результатів аудиту.
Не дозволяйте працівникам перевіряти свої сфери відповідальності. Наприклад, не дозволяти працівникові, що одержує поставки, перевіряти інвентаризацію сировини, а також не дозволяти працівникові, який робить банківські депозити, перевіряти банківські виписки та касові записи.
Прозорість
Зазначені вище поняття та методи можуть допомогти у запобіганні втрат і пошкоджень, але зробити вашу політику внутрішнього контролю повністю прозорою для працівників, клієнтів та ділових партнерів може допомогти запобігти подіям, що відбуваються, в першу чергу. Наприклад, повідомте своїм співробітникам, що доступ до заборонених ділянок реєструється; дайте клієнтам знати, що ваше приміщення контролюється відеоспостереженням; і дайте вашим постачальникам інформацію про політику внутрішнього аудиту.
