Щоб оплатити своїх працівників за надані послуги, роботодавці повинні розробити систему оплати праці. Завдяки цій системі роботодавець здійснює обробку заробітної плати, яка повинна здійснюватися своєчасно і точно, щоб працівники отримували свої зарплати відповідно. Тип системи оплати праці використовується повністю роботодавцем.
Ручний розрахунок заробітної плати
Ручна система оплати праці здійснюється вручну. Це означає, що всі розрахунки заробітної плати виконуються на папері; це включає обчислення годин, обов'язкові відрахування (податки) та вимушені відрахування (медичні та пенсійні виплати). Перевагою використання ручної системи оплати праці є те, що її використання дуже мало. Однак для обробки ручної заробітної плати потрібно багато часу та енергії. Крім того, існує більше можливостей для помилок у цьому методі. У результаті зарплати працівників та податки на податки можуть бути неточними. Зокрема, помилки подачі податків можуть бути дорогими через штрафні санкції з боку уряду.
Комп'ютеризована заробітна плата
Комп'ютеризована система нарахування заробітної плати полягає в тому, що роботодавець купує програмне забезпечення для нарахування заробітної плати і використовує його як засіб для обробки заробітної плати. Цей метод набагато швидше, ніж ручна система оплати праці. Деякі компанії наймають штатного персоналу для розрахунку заробітної плати через комп'ютерну систему оплати праці. Персонал заробітної плати несе відповідальність за внесення всіх заробітної плати, що підлягає сплаті в систему. Система обчислює заробітну плату, зберігає інформацію про заробітну плату і друкує чеки. Професіонал із заробітної плати може також отримати доступ до звітів про нарахування заробітної плати, що дозволяє йому перевіряти наявність помилок і виправляти їх до того, як працівник отримає зарплату. Комп'ютеризоване нарахування заробітної плати також зменшує обсяг поданих документів, оскільки більшість інформації про заробітну плату може зберігатися в системі.
Зовнішня заробітна плата
Деякі роботодавці вважають за краще аутсорсинг своїх заробітної плати таким компаніям, як Paychex і ADP. Така зовнішня служба дозволяє роботодавцеві більше часу зосередитися на не пов'язаних із заробітною платою питаннях. Зовнішня служба нарахування заробітної плати, як правило, відповідає за всю обробку заробітної плати своїх клієнтів, включаючи коригування заробітної плати, податкові документи та видачу W2. Все, що роботодавець зобов'язаний зробити, це передавати дані, що підлягають оплаті, кожній даті виплати в компанію заробітної плати; за певну плату, компанія заробітної плати бере на себе відповідальність за заробітну плату.
Вибір системи
Дуже невеликі компанії (менше 10 працівників) можуть використовувати систему ручного розрахунку заробітної плати, якщо годинник, як правило, залишається незмінним на певний період оплати. Однак ця система стає настільки застарілою, що багато компаній такого розміру вибирають комп'ютеризовану систему або зовнішню службу заробітної плати. Великі компанії, як правило, використовують персонал із заробітної плати і використовують комп'ютерну систему оплати праці в будинку або використовують зовнішню систему оплати праці.
Складність заробітної плати
Складність системи нарахування заробітної плати часто визначає, який тип системи оплати праці потребує роботодавець. Наприклад, якщо існує багатогалузева обробка, декілька авансів і дитина підтримує замовлення, а також різні ставки оплати праці та оплачувані цикли, роботодавець краще використовувати комп'ютеризовану систему нарахування заробітної плати з внутрішнім штатним персоналом або доручати свій фонд заробітної плати зовнішня служба оплати праці.
