Точна робота є ключовою для встановлення успішних відносин між Вашим бізнесом та підрядником з технічного обслуговування. Встановлення чітких службових очікувань перед початком торгів допоможе вам уникнути непорозумінь, які є найпоширенішою причиною невдач з аутсорсингу в обслуговуванні, повідомляється на сайті FacilitiesNet. Як тільки ви отримаєте перемогу, обговоріть умови та напишіть чіткий, чітко визначений контракт на технічне обслуговування.
Вимоги до технічного обслуговування
Замінити традиційні угоди на рівні послуг, що базуються на вхідних даних, у більшості контрактів на послуги з вимогами до обслуговування на основі результатів. На відміну від угод про рівень обслуговування, які зазвичай включають списки завдань і необхідних матеріалів, вимоги до технічного обслуговування визначають як результат, так і ключові показники ефективності, але дозволяють підряднику визначити, які кроки та матеріали необхідні для досягнення поставленої мети. Вимоги, що ґрунтуються на результатах, особливо важливі, якщо ви надаєте послуги аутсорсингу або технічному обслуговуванню обладнання, оскільки вам не вистачає власних знань або навичок.
Параметри контракту
Визначте параметри, які дозволяють ефективне адміністрування контрактів. Наприклад, включіть розділ, що визначає систему робочого замовлення, яка забезпечує обслуговування персоналу, який не приймає запити на обслуговування безпосередньо від працівників, а також надає можливість контролювати виконання робіт підрядника та термінові або екстрені запити на обслуговування. Включіть пункт, який визначає, хто несе відповідальність за забезпечення - і оплату - інструментів і витратних матеріалів, необхідних для виконання робіт з технічного обслуговування.
Визначте пріоритетність надзвичайних ситуацій та часів відповіді
Вирішувати надзвичайні ситуації, пов'язані з технічним обслуговуванням, включивши вимогу після виклику після закінчення робочого часу та визначивши пріоритетність часу відгуку після години відповідно до ступеня терміновості. Залежно від вимог до технічного обслуговування, ви можете встановити очікування виклику тільки на день тижня або такий, який вимагає, щоб підрядник був доступний 24 години на добу, 7 днів на тиждень, 365 днів на рік. Визначайте пріоритети викликів після робочих годин як звичайних, термінових або надзвичайних ситуацій, а також встановлюйте час відповіді на виклики термінового та екстреного обслуговування. Наприклад, класифікуйте несправний кондиціонер як невідкладний і вимагайте, щоб обслуговуючий персонал на місці перебував на місці та працював на ремонт протягом двох годин.
Опишіть модель оплати
Визначте структуру платежів, яка працює для Вас і підрядника. Поєднання фіксованих та змінних платежів добре працює для більшості контрактів на технічне обслуговування. Використовуйте модель плати з фіксованою платою за повсякденне обслуговування, чергове технічне обслуговування та змінну модель оплати як для чергових, так і після чергових та екстрених викликів. Наприклад, збільште плату за фіксовану плату на 10 відсотків за термінові дзвінки після закінчення робочого часу та 20 відсотків для екстрених викликів. Включіть модель відшкодування, якщо ви плануєте відшкодувати підряднику всі або певний відсоток інструментів і матеріалів, які він надає.
