Правильна підготовка комерційних рахунків-фактур збільшує ймовірність того, що ваш бізнес буде оплачений за свою продукцію або послуги вчасно. Ретельний підхід до виставлення рахунків також може допомогти вам у збереженні кращих записів та збереженні бюджету на ходу.
Створити стандартизовану форму
Створіть шаблон комерційного рахунка-фактури, який містить категорії для всієї релевантної інформації. Форма, що заповнюється, повинна містити бланки або логотип компанії, а також контактну інформацію, включаючи номери телефонів і факсів, адреси електронної пошти та веб-сайтів. Укажіть плями, щоб заповнити дату замовлення та дату рахунка-фактури, ім'я або код продавця і номер ліцензії вашого контрагента або ідентифікаційний номер податку, якщо це необхідно. Створіть стовпці, які дозволяють заповнювати кількості, описи та ціни на продані товари та позицію прейскуранта для додавання податку з продажу та обчислення загальної суми. Залиште місце для нотаток.
Бути специфічним
При деталізації послуг або предметів, що продаються, будьте конкретними. Включіть номери деталей, довідкові коди або описи, які дають зрозуміти вам і вашому покупцеві, на що посилається рахунок-фактура. Розбийте погодинну роботу та вкажіть опис виконаних послуг. Це допомагає відстежувати товарний запас і робочий продукт і дозволяє клієнту бачити детальний список того, за що він стягується. У разі виникнення спору рахунок-фактура може прояснити непорозуміння та допомогти уникнути затримок у платежах. Якщо номер замовлення або код авторизації від покупця був залучений до транзакції, включіть це також.
Виходити в інтернет
Створіть електронну версію вашого комерційного рахунку-фактури, щоб зробити процеси виставлення рахунків швидшими та ефективнішими. Рахунки-фактури, які генеруються електронною поштою та надсилаються електронною поштою, також можна ефективно відстежувати, особливо якщо ви запитуєте «квитанцію про читання», щоб відстежувати, коли одержувач отримав і відкрив документ. Це дозволяє уникнути можливих претензій щодо втрати рахунка-фактури поштою. Якщо ви видаєте паперові рахунки-фактури, включіть конверт із оплатою поштових витрат, щоб заохотити своєчасну оплату.
Надайте варіанти оплати
Зверніть увагу на рахунок-фактуру, коли платіж буде належним, і зазначте штрафні санкції або збори за несвоєчасні платежі. Вкажіть напрямки оплати рахунка-фактури, наприклад, опції в Інтернеті, корпоративний чек, чек касира, грошовий переказ або корпоративну кредитну картку. Надайте прямий номер вашому бухгалтерії, якщо клієнт бажає здійснити платіж у формі банківського переказу або дебетової картки по телефону.
