Їзда на стадах у вашому інвентарі є однією з найскладніших речей щодо ведення бізнесу. З оперативної сторони, ви завжди хочете знати, скільки продукту можна продати, а коли - більше. Ваші бухгалтери також потребуватимуть точних описів, щоб вони могли зберігати ваші книги в порядку і надавати вам необхідну інформацію для прийняття бізнес-рішень. У більшості, але не у всіх випадках, ви, ймовірно, захочете зробити це через систему безперервних запасів.
Періодична система інвентаризації
Існує два способи управління запасами. Перший - це система періодичної інвентаризації, що означає, що наприкінці даного періоду - місяця, кварталу, року або будь-якої іншої роботи у вашій ситуації - ви закриваєте свої двері і фізично підраховуєте будь-який інвентар, який у вас є. Для цілей бухгалтерського обліку, ви назвете це закриттям запасів на період. Ваш попередній розрахунок запасів був початковим запасом за цей період. Ви будете додавати всі свої покупки до початкової інвентаризації, віднімайте всі продажі і в ідеальному світі, результат буде дуже схожий на ваш закритий інвентар. Звичайно, ми не живемо в ідеальному світі, і на практиці, чим довше ви переходите між інвентаризацією, тим більше розбіжностей буде зростати. За періодичною системою інвентаризації кількість запасів є точною лише після того, як її підрахували, - це головні незручності.
Вічна система інвентаризації
Система безперервної інвентаризації вимагає набагато більшого налаштування, але після того, як вона буде на місці, її набагато легше керувати. Кожен інвентар, який ви володієте, введений у вашу комп'ютерну систему, як він придбаний. Коли вона виходить з інвентаризації, коли вона продається або витрачається, вона автоматично вираховується з інвентаризації у вашій комп'ютерній системі. Якщо ваша бізнес-модель обертається навколо знання того, що у вас є, і коли вам потрібно буде замовити більше, що стосується майже кожного бізнесу, використання безперервного методу інвентаризації надає багато переваг.
Періодичний проти постійного інвентаризації
Який підхід до управління запасами залежить від вашої ситуації. Якщо ви задоволені функціонуванням на основі "мами та поп-музики", зберігаючи малий бізнес та низький рівень запасів, можливо, вам знадобиться періодична система інвентаризації. Налаштування мінімальні, і ви можете рахувати свої запаси так часто, як ви вважаєте за необхідне. Якщо Ваші плани для Вашої компанії передбачають багато зростання, Ви хочете реалізувати метод безперервної інвентаризації при першій можливості, в ідеалі з першого дня.
Недоліком є те, що безперервний метод інвентаризації складний, і вимагає значних інвестицій у комп'ютери, програмне забезпечення та експертизу. Якщо ви працюєте з обмеженим бюджетом, що часто буває у стартапів, то початкові інвестиції можуть бути більше, ніж ви можете зручно управляти. Іноді вам доведеться домовитися про систему інвентаризації та обліку, яка забезпечує базове управління безперервним запасом у короткостроковій перспективі, але може бути оновлена до більш повнофункціональної пропозиції, коли ваш бізнес та доходи зростають.
Це не ідеально
Весь сенс системи безперервної інвентаризації полягає в тому, що ви завжди будете мати точний, актуальний підрахунок того, які елементи є під рукою. Це загалом вірно, але в реальному світі завжди існує розрив між теорією і практикою. Ви втратите продукт до поломки і крадіжки; постачальники невірно виставлятимуть вам рахунок, ви отримуватимете замовлення, які перевищують або скорочуються кількома частинами, співробітники відділу продажів дзвонять у продажу чи відшкодування неправильно тощо. Хороша практика підготовки, безпеки та керування запасами може допомогти зберегти це до мінімуму, але вам все одно доведеться робити справжню кількість разів для перевірки номерів, з якими ви працюєте.
Ви можете вибрати повну фізичну інвентаризацію принаймні раз на рік, або ви можете вибрати поточний "підрахунок циклів". Це просто означає, що ви оберете певні частини вашого запасу, щоб регулярно підраховувати розбіжності. Ви можете зосередитися лише на найцінніших або найпотужніших об'єктах, оскільки вони, швидше за все, дадуть вам проблеми, або ви можете підрахувати весь свій запас за один раз протягом року і налаштувати рекламний ресурс, коли ви знайдете помилки.
Безперервна інвентаризація в роздрібних / оптових середовищах
Найкращий варіант для систем безперервної інвентаризації - в роздрібній торгівлі. Коли ваш клієнт приведе продукт до лічильника, ви подзвоните його з певною формою сканера або, можливо, вручну введіть номер деталі. Сканування краще, коли це можливо, оскільки зменшує можливість помилок. Після того, як продаж буде завершено, ваша система зменшить доступні запаси під рукою, щоб забезпечити можливість виходу з дверей у руки клієнта.
Якщо хтось із ваших продавців шукає цей продукт з комп'ютера в іншому відділі, щойно переглянута сума показуватиметься на екрані. Ваша система також може запропонувати вам замовити більше, коли ваші поставки знизяться або навіть розміщують замовлення автоматично. Найкращі системи також відстежують знижки та мінімуми замовлень Ваших постачальників, тому Ви можете встановити їх, щоб вони не замовляли 950 штук, якщо знижка дорівнює 1000. Оптовики працюють однаково, за винятком того, що вони купують у виробників і дистриб'юторів і продають роздрібним продавцям.
Безперервна інвентаризація у виробничих / виробничих середовищах
Якщо ви працюєте над створенням продуктів, а не просто продавати їх, ви будете використовувати систему безперервної інвентаризації трохи по-іншому. У цьому випадку елементи у вашому інвентарі є сировиною або під-вузлами, і в кінцевому рахунку вони стануть готовою продукцією. Ви також повинні стежити за своєю сировиною, поки вони перебувають у дорозі, щоб стати готовою продукцією, яка може займати лише секунду або дві або тривалість декількох років залежно від продукту. У такому стані вони вважаються роботою в процесі. Завдяки ефективній системі безперервної інвентаризації, вам ніколи не доведеться закінчуватися сировиною, і ви будете знати, скільки готових товарів у вас є в продажу. Більше того, ви також знаєте, які ваші виробничі витрати були, навіть якщо ваші матеріали коливаються.
Облік LIFO та FIFO
Управління вашим фізичним запасом завжди має переконатися, що найстарший продукт на ваших полицях продається першим, навіть якщо це не особливо швидко псується. Упаковка згодом зникає, коробки отримують пошкодження і навіть сталеві цвяхи зрештою будуть іржавіти. Проте, для безперервних цілей обліку ви вирішуєте, чи вважаєте ви кожен предмет інвентаризації найстарішим на сьогоднішній день або найновішим під рукою. Ці системи називаються first-in-first-out і last-in-first-out, або FIFO і LIFO.Якщо ціни зростають, найстаріший продукт завжди буде найдешевшим, а найновіший продукт завжди буде найдорожчим. Якщо ціни падають, то вірно протилежне. Це має деякі важливі наслідки для того, як ви враховуєте витрати.
LIFO, FIFO і COGS
Припустімо, для демонстраційних цілей, що найстаріший елемент у вашому інвентарі було придбано за ціною 85 доларів США, новітня вартість коштує $ 95, а ви продаєте за 110 доларів. Якщо ви працюєте на основі FIFO, ваш прибуток становить $ 110 мінус вартість $ 85 або $ 25. Якщо ви працюєте на основі LIFO, ви будете рахувати лише 15 доларів прибутку від тієї ж продажу. Якщо вашою метою є звітувати про максимально високий прибуток, можливо, щоб вразити або вплинути на потенційних інвесторів, вам може виявитися корисним використовувати метод FIFO. Якщо ви хочете, щоб ваші записані прибутки були перевірені, щоб мінімізувати ваш податковий рахунок, метод LIFO може - у цьому гіпотетичному випадку - мати більше сенсу. Ви можете скористатися будь-яким із цих методів, доки ви будете послідовними. Що стосується відстеження фактичної вартості товарів, що продаються в роздрібній торгівлі, або вартості виробництва у виробництві, ви можете вибрати метод зваженого середнього, який відстежує ваші фактичні витрати, коли вони йдуть вгору і вниз.
