Звіт про ситуацію - це саме те, що має на увазі назва: звіт про ситуацію, що містить перевірену, фактичну інформацію, що дає чітку картину того, хто, що, де, коли, чому і як інцидент або ситуація. Багато організацій використовують звіти про ситуацію, щоб надати начальству вхідні дані та інформацію, необхідну для прийняття правильних та відповідних рішень. Організації з надзвичайних ситуацій, державні установи, збройні сили, підприємства, правоохоронні органи, гуманітарні неурядові організації та дипломати покладаються на ситуаційні звіти.
Слідкуйте за ситуацією якомога чіткіше. Якщо подія відбулася внаслідок стихійного лиха, перегляньте район катастрофи і відзначте вплив на землю, інфраструктуру та населення. Звіт про ситуацію повинен надавати всі релевантні факти людям, які базуватимуть свої рішення на цих фактах. Спостерігайте уважно. Гіпотеза та думка не належать до звіту про ситуацію.
Поговоріть з усіма учасниками, з яких ви потребуєте інформації. Кожна організація, яка вимагає або виробляє звіти про ситуацію, ймовірно, перерахує персонал, з яким необхідно звертатися і обговорювати. Візьміть гарні нотатки під час кожної розмови, оскільки ви включите ці дані до звіту.
Збирайте та збирайте дані. Мета полягає в тому, щоб дати найбільш повну картину можливої події та результатів цієї події. Зверніть увагу на детальну інформацію про кожний аспект ситуації: що сталося, кому, деталі часу, дати та місця розташування, вплив на інфраструктуру та реакцію місцевого населення. Багато організацій мають стандартний формат для звіту про ситуацію, який вимагає певних типів інформації. Якщо такий формат існує, використовуйте його. Це зробить збір даних швидшим і точнішим.
Складіть звіт у логічному порядку. Включіть всю відповідну інформацію. Використовуйте ясний і лаконічний словник для опису подій, уникаючи прикметників і прислівників. Регулярні звіти про успішність, ймовірно, будуть дотримуватися звіту про початкову ситуацію, тому вам потрібно лише описати те, що відбувається в даний час, а не те, що може статися в найближчому майбутньому.
На початок звіту включіть ключові розділи або розділ резюме, але тільки після того, як всі дані будуть зібрані і введені в логічний порядок. Використовуйте факти та цифри, уникаючи припущення. Розділ "Підсумки" або "Основні моменти" повинен передати найважливішу інформацію для зайнятих начальників, щоб прочитати перше.
Поради
-
Майте на увазі читачів доповіді і що вони повинні знати про ситуацію.
