Якщо ви спікер, консультант або педагог, семінари можуть бути вашим бізнесом. Якщо ви інший власник бізнесу, семінари можуть бути одним з найкращих методів для того, щоб ви рекламували свій бізнес. Якими б не були ваші причини для організації семінару, необхідно виконати ті самі основні кроки, щоб створити подію, яка проходить безперешкодно і вражає ваших учасників.
Виберіть свою тему. Якщо ви є консультантом або спікером, то, швидше за все, вас просять поговорити з групою про певну тему. Якщо ви є власником бізнесу, який організовує семінар для просування свого бізнесу, ви повинні вибрати тему, яка буде привабливою для вашого цільового клієнта. Наприклад, адвокат може організувати безкоштовний семінар для громадськості щодо планування нерухомості.
Виберіть місце проведення. Спробуйте оцінити кількість учасників, які ви будете мати, і виберіть місце, де буде достатньо місця, щоб кожен міг комфортно сидіти. Ви також повинні взяти до уваги ціну під час вибору місця. Деякі місця можуть мати плату за оренду приміщень у кілька сотень або навіть тисячі доларів, а інші - набагато розумніші. Готелі часто мають банкетні зали, де підприємства часто проводять з'їзди, тому це може бути гарним місцем для початку пошуку місця.
Створюйте та надсилайте запрошення. Залежно від розміру та формальності вашого заходу, ваші запрошення можуть варіюватися від простого документа, створеного в Microsoft Word, до фантазійного дизайну, створеного професійним дизайнером. Надсилайте свої запрошення електронною поштою кілька тижнів заздалегідь, щоб дозволити учасникам спланувати відвідування. Не надсилайте запрошення до цього часу завчасно, щоб вони могли забути до того, як прийде дата фактичного семінару. Можна також надіслати свої запрошення електронною поштою, але майте на увазі, що вони можуть опинитися в папках спаму декількох одержувачів.
Вирішіть, чи пропонуєте ви обід або легкі закуски. Якщо ваш семінар проходить протягом декількох годин, це приємний дотик до легких закусок. Якщо ваш семінар починається рано вранці або проходить через обідню годину, рекомендується обід. Деякі місця мають вимогу користуватися послугами власного постачальника послуг під час проведення заходу. Переконайтеся, що знаєте правила вашого контракту, перш ніж замовляти закуски.
Створіть презентаційні матеріали. Зробіть копії роздаткових матеріалів або надрукуйте їх на професійному принтері. Ви, ймовірно, захочете створити презентацію PowerPoint, щоб мати візуальне посилання, коли ви або ваш спікер представляють матеріал. Ви можете легко створити роздатковий матеріал для своїх учасників, вибравши "роздаткові матеріали" під опціями друку. Переконайтеся, що ви вибрали три сторінки, і ваші учасники зможуть робити записи безпосередньо на своїх роздаткових матеріалах.
За кілька днів до заходу завершіть свою кількість учасників на основі ваших RSVP. Якщо ви вирішите, ви можете зателефонувати іншим людям, яких ви запросили, щоб нагадати їм про вашу подію і дати їм останній шанс зареєструватися. Залиште повідомлення для тих, кого ви не досягаєте, якщо це можливо, і доручіть їм зателефонувати вам якомога швидше, якщо вони планують взяти участь.
Створіть аркуш входу та позначки. Приємно для учасників семінару бути в змозі зустрітися з іншими людьми і відразу побачити їхню назву і звідки вони. Це усуває деякі з незручних почуттів, які люди відчувають, коли представляють себе новим людям. Таблиця входу буде корисною, якщо ви плануєте пропонувати будь-які кредити безперервної освіти для ваших учасників, або якщо ви просто хочете підтримувати контакти з учасниками після семінару. Ви можете запитати їх імена, адреси, номери телефонів та адреси електронної пошти. Доцільно запропонувати коробку, яку вони можуть перевірити, якщо вони не хочуть отримувати від вас подальшого спілкування.
Створюйте пакети для кожної таблиці. Ви можете включити брошури та інші рекламні матеріали про свою компанію. Ви також хочете надати щось для своїх учасників, щоб писати на них, і перо з ними писати. Якщо у вас немає цих елементів із логотипом вашого підприємства, місце, де ви проводите свою подію, може мати ручки і прокладки, які вони з радістю нададуть.
Підтвердьте подробиці з вашою контактною особою на Вашому місці за кілька днів до Вашого заходу. Ви також повинні підтвердити остаточний підрахунок голови разом з Вашим провайдером, якщо Ви отримуєте харчування. Не забудьте повідомити свого постачальника, якщо вам знадобляться, щоб надати паперові вироби, такі як тарілки, серветки або чашки. Зробіть необхідні будь-які умови оплати. Деякі заклади та підприємства громадського харчування вимагають авансових платежів, а інші з радістю збирають гроші в день вашого заходу.
Налаштуйте місце проведення напередодні або вранці своєї події. Ви хочете бути впевненими, що у Вашому приміщенні закладу буде встановлено так, як Ви просили. Ви також бажаєте розмістити свої пакети та інші матеріали на кожному місці, перш ніж прибудуть гості. Пройдіть по кімнаті та переконайтеся, що у вас буде чітке уявлення про вас або вашого спікера в передній частині кімнати.
Плануйте себе чи представником вашої компанії бути присутнім, коли перші гості почнуть приїжджати в день вашого заходу. Ви хочете привітати людей і направити їх до аркуша входу, розташування туалетів і закусок.
Поради
-
Намагайтеся залишатися максимально організованими під час планування семінару. Невеликі деталі можуть переповнювати вас, і чим більш організовані ви будете вести до події, тим більш гладко він буде працювати на великий день.
Увага
Ви завжди матимете учасників, які зарезервували місце на семінарі, який не відображається в день заходу. Виникають надзвичайні ситуації або виникають інші проблеми, які заважають деяким людям насправді прийти. Не дозволяйте це турбувати вас. Швидше за все, в останню хвилину з'являться одна або дві людини, які запитують, чи можуть вони ще бути присутніми.
