Командні брифінги - це ефективні зустрічі, які використовуються для поширення інформації в різні департаменти та групи в межах організації. Проведення брифінгової сесії вимагає, щоб ви були настільки організованими, наскільки це можливо, і мали певний порядок денний, тому що найбільш доречна інформація повинна бути видана без втрати часу. Інша інформація, яка не підходить, може бути збережена для іншої зустрічі. Брифінг-сесії також дозволяють учасникам пропонувати ідеї та оновлення, якщо вони структуровані належним чином.
Розробити порядок денний з конкретним періодом обговорення кожної теми. Порядок денний допомагає утримати всіх на завдання, і дозволяє їм заздалегідь знати, чого очікувати на брифінгу. Перелічуйте лише важливу та важливу інформацію у вашому порядку денному. Залиште час на завершення порядку денного для групового обговорення.
Зв'яжіться з відвідувачами заздалегідь, електронною поштою, факсом або телефоном, щоб вони могли підготувати свій матеріал для обговорення на зустрічі. Ви можете дозволити різним членам брати участь у різних частинах брифінгів. Дайте їм достатньо часу для підготовки, а також надайте їм часові рамки, щоб інформація, яку вони надають, була короткою і відповідала відведеної частини порядку денного.
Почніть свою зустріч з гарними новинами, наприклад, прогрес, який робить організація або відділ. Обговоріть будь-які майбутні політики та процедури, які будуть впроваджені. Вибирайте осіб, які будуть невід'ємними в майбутніх планах, які ви представляєте, а також перелічіть досягнуті цілі, які необхідно виконати до наступного брифінгу.
Виділіть додаткові хвилини для будь-яких відкритих питань або проблем, які можуть бути обговорені. Можливо, ви не очікували таких суб'єктів під час первинного складання порядку денного. Додатковий час також дозволяє учасникам інформувати Вас про будь-які недоліки або проблеми, які можуть перешкодити їм досягти певного завдання до наступного брифінгу.
