Регулярно заплановані брифінги для персоналу є важливим інструментом комунікації. Замість того, щоб покладатися на нотатки чи електронну пошту, ви використовуєте підхід "віч-на-віч". Це не тільки дає можливість надавати відповідну інформацію, але й відповідати на запитання та роз'яснювати потенційні непорозуміння. Проте, на відміну від інших типів засідань, брифінгові сесії, як правило, зосереджуються на бізнесі або проектах і тривають не більше 15 хвилин до 30 хвилин.
Основні правила
Незважаючи на те, що брифінги часто є неформальними, основні правила для гарної поведінки та спілкування все ще повинні застосовуватися. Короткий часовий проміжок робить життєво важливим встановити правила, які дозволяють іншим слухати, коли хтось говорить, що підтримує зв'язок і професійний, і що заохочує питання і продуктивний зворотний зв'язок. Крім того, оскільки брифінгові сесії зосереджені на наданні оновлень та іншої відповідної інформації, співробітники повинні розуміти, що це не місце для обговорення політики чи рішень компанії.
Робота з заздалегідь визначеного порядку денного
Підготуйте порядок денний перед початком брифінгу. Це необхідно, щоб переконатися, що брифінг включає як стандартні елементи, так і будь-які останні новини. Наприклад, порядок денний для брифінгу для персоналу перед зміною може включати призначення на роботу, коригування планування та інформацію про події, що відбулися під час попередньої зміни. Ви можете або поширювати порядок денний або просити співробітників робити записи. Мета полягає в тому, щоб тримати вас на шляху і переконатися, що брифінг корисний.
Почніть з вибуху
Проведіть перші дві хвилини кожного брифінгу, активізуючи та мотивуючи співробітників. Почніть з анонсів хороших новин, таких як привітання команди з досягненням цілей продажів у попередній день, вітаючи нового співробітника або оголошуючи дату призначення на роботу співробітника. За словами Альберта Менса, професійного тренера і автора, те, про що ви говорите, не настільки важливе, як мотиваційний ефект.
Запитання до кінця
Зарезервуйте основну частину часу для розповсюдження інформації. Скажіть співробітникам, що ви будете приймати запитання та роз'яснювати інформацію наприкінці, а не під час брифінгу. Це важливо як для того, щоб переконатися, що ви залишитеся в межах часових рамок, і не забувайте приділяти увагу всім особам. Якщо ви не можете відповісти на запитання негайно, отримайте відповідь, як тільки брифінг закінчиться і якнайшвидше слідкуйте, особливо для чутливих до часу питань.
