Як правило, у державному секторі брифінги є короткими документами, які включають резюме конкретного питання та запропонований курс дій, що йдуть разом з ним. У бізнес-середовищі виконавчий помічник може використовувати брифінг для інформування генерального директора про проблему, яка, наприклад, буде обговорюватися на наступному засіданні колегії. У такому випадку генеральний директор може знати, що таке питання та контекст питання, а також будь-які подальші кроки, щоб вона могла обговорити специфіку з членами ради. Якщо ви хочете написати документ для когось у вашому бізнесі, переконайтеся, що він є точним і стислим.
Формат брифінгу
Як випливає з назви, брифінги мають бути короткими. Як правило, потрібно тримати папір під двома сторінками, щоб його було легко читати та поглинати. Мета брифінгу - інформувати одержувача про складне питання, надавати контекст на високому рівні та включати рекомендації щодо того, що робити далі. Це допомагає йому бути в курсі найважливіших моментів, щоб зробити будь-які необхідні рішення або виконати будь-які пов'язані з цим завдання. Брифінг-документи написані чіткою, простою мовою і часто включають в себе кулі замість щільних пунктів, щоб їх було легко сканувати.
Початок брифінгу
Угорі вкажіть ім'я того, кого ви пишете у документі для ознайомлення, поточну дату та тему довідкової записки. Багато брифінги починаються з розділу "Мета", який використовується для визначення причини записки. Це допоможе попередити читача про те, чому ця інформація важлива для них.
Мета цього документа - інформувати президента про деталі, що стосуються поліцейського інциденту в нашому офісі в Сент-Луїсі 3 вересня. Оскільки інцидент став національною новиною, президент може отримувати питання від представників ЗМІ.
З іншого боку, деякі інформаційні записки починаються з розділу «Проблеми», де ви можете включити будь-які проблеми, які необхідно вирішити.
Основний текст брифінгу
Основа брифінгу повинна включати розділ «Основні міркування», де ви можете відзначити контекст або передумови проблеми, а також будь-яку відповідну інформацію, про яку читач повинен знати.
Речі для розгляду: Виконавець не є і ніколи не був працівником цієї компанії. Він діяв один, без допомоги будь-кого в нашому закладі. Хоча співробітники відкривали захищені двері, вони робили це з примусу і відповідно до процедур безпеки. Три працівники будуть прикрашені поліцейським відділом Сент-Луїса за їхню хоробрість, допомагаючи підкорити злочинця.
Далі вкажіть запропонований курс дій у розділі «Наступні кроки». Тут можна включити можливі результати та сценарії на основі доступних рішень.
Допомога в наданні відповіді
Деякі брифінги також містять «Нотатки для виступу». Тут ви можете вказати конкретні моменти, на які читач повинен звертатися, якщо вони виступають або проводять зустріч, пов'язану з даною темою. Замість того, щоб писати промову, яку вони повинні читати, краще включати короткі пункти з теми, які вони повинні згадати. Це допоможе їм пояснити це питання власними словами.
Наприкінці своєї довідкової роботи, вкажіть свою контактну інформацію, щоб читач міг легко дістатися до вас, якщо у них виникнуть питання.
