Робочі розклади важливі для реєстрації заробітної плати, часу нарахування та відсутності працівників. Багато роботодавців зберігають записи своїх працівників у часі та нарахування заробітної плати як резерв для методу обробки заробітної плати. Історичні записи є корисними, якщо потрібно двічі перевірити заробітну плату працівників, податкові відрахування та відрахування заробітної плати. Проте, федеральні закони визначають, як довго роботодавці повинні зберігати трудову книжку, яка включає період, протягом якого роботодавці повинні зберігати записи часу. Згідно з федеральними законами, роботодавці повинні зберігати розклади протягом мінімум двох років.
Документи щодо зайнятості включають інформацію про призначення працівників, виконання робіт, дисципліну або коригувальні дії, а також будь-які контракти або угоди, такі як колективний договір або трудовий договір. Інформація про компенсацію також є частиною запису працівника, а також записів про час, які, як правило, містять особисту інформацію, таку як номер соціального страхування працівника, ставка заробітної плати, звільнення або невиконана класифікація, відпустка або сплачена ставка, а в деяких випадках - понаднормовий або диференційованою ставкою оплати.
Тайм-листів є записи про зайнятість
Залежно від практики ведення обліку роботодавця, розклади є частиною трудової книжки або зберігаються окремо як записи заробітної плати. Так чи інакше, часові записи та розклади вважаються трудовою книжкою і, таким чином, підпорядковуються певним законам, які зобов'язують роботодавців виконувати зобов'язання щодо ведення обліку.
Закон про чесні стандарти праці
Роботодавці, що підпадають під дію Закону про справедливі трудові стандарти, повинні дотримуватися положень, що регулюють мінімальну заробітну плату, оплату понаднормових робіт, звільнення від сплати податків та звільнення від обліку, а також ведення обліку, що стосується всього, що стосується оплати праці працівників. FLSA не вимагає спеціального формату для ведення розкладу працівників, але агентство вимагає, щоб роботодавці зберігали певну детальну інформацію про невипрацьоване час і оплату праці працівників.
Збереження запису
Збереження записів для обліку заробітної плати та контрактів профспілок становить три роки. Для розкладу та записів, що містять конкретні відомості, такі як відпрацьовані дні, відрахування, відрахування та інші деталі, вимога становить два роки. Найкращі практики щодо людських ресурсів, швидше за все, рекомендуватимуть зберігати всі записи щодо оплати праці та компенсації працівників протягом трьох років, оскільки існує значне перекриття між роботодавцями з обліку, які повинні зберігатися протягом двох років, і записи, які роботодавці повинні тримати протягом трьох років.
Існують окремі вимоги до типів записів, які роботодавці повинні зберігати для звільнених працівників; однак, найкращим інтересам роботодавців є ведення записів подібним чином і протягом рівного періоду часу. Це робить вигоду роботодавцям у разі виникнення питань, пов'язаних з порівняннями між звільненими та невиконаними працівниками. Коли роботодавці зберігають звільнення від обліку працівників на основі зовсім іншого процесу, ніж безробітних, важко обґрунтувати практику управління персоналом щодо звільнених від сплати винагороди, якщо вони не зберігаються послідовно протягом одного періоду часу.
Правила ведення обліку EEOC
Федеральний уряд полегшує роботодавцям розібратися в тому, що їм потрібно зберегти, і наскільки довго, встановлюючи аналогічні, міжвідомчі правила ведення обліку. Комісія з рівних можливостей працевлаштування США дотримується антидискримінаційних законів і, як частина своїх органів виконавчої влади, вимагає, щоб роботодавці тримали три роки заробітну плату та інші трудові книжки. Насправді, EEOC каже, що записи, які можуть стати частиною позову згідно із Законом про рівну плату, повинні зберігатися протягом принаймні трьох років. Документи щодо зайнятості, включаючи записи часу, які є частиною офіційного обвинувачення в дискримінації, повинні зберігатися до остаточного вирішення.
