Заява про працевлаштування надає керівникам важливу інформацію про кандидата на роботу. Вона також може надати цінну інформацію в майбутньому, якщо виникнуть питання про особу, найняту на роботу, або про те, чому який-небудь конкретний кандидат не був найнятий. Підтримання хороших трудових книжок може допомогти захистити роботодавця у випадку подання позову проти компанії.
Оренда записів
Усі записки щодо інтерв'ю та запитання щодо прийому на роботу мають містити відповідні примітки для полегшення прийняття рішення про найм. Гарною ідеєю є збереження заявок на працевлаштування для осіб, які працюють на підприємстві протягом терміну їхньої роботи, плюс додаткові 2 роки після закінчення роботи.
Запрошені програми
Ви повинні зберігати всі отримані вами програми у відповідь на будь-яку публікацію або рекламу, яку ви робите для вакансії. Якщо у певний час у майбутньому невдалим заявником стверджується, що ви були дискримінаційними при відхиленні її заяви, вам може знадобитися подати її заяву і об'єктивно пояснити, чому ви її не розглядали. Закон вимагає, щоб ці заяви зберігалися протягом двох років.
Непрохані програми
Ви також можете отримувати незатребувані програми поштою, особисто або через Інтернет. Це часто є дуже корисним джерелом даних про кандидатів, і запросити когось на співбесіду на основі небажаної програми може заощадити вам багато часу і грошей, коли справа доходить до заповнення вакансій, особливо тих, які є несподіваними. Проте це підтверджує незатребувані заяви як шлях до працевлаштування у вашій фірмі, і всі незатребувані програми набувають статусу юридичних документів, які ви повинні зберігати у файлі. Законодавство трохи менш зрозуміло, як довго зберігати небажані заявки, але фахівці з персоналу рекомендують використовувати той самий 2-річний стандарт, що й для запрошених додатків.
Зберігання програм
Якщо заявки невдалих кандидатів можуть стати відправною точкою для заповнення роботи наступного разу, коли воно стане вакантним, головною причиною, що зазвичай дається для збереження заявок, є їхня потенційна цінність у захисті від судового позову. Різні федеральні та державні закони забороняють дискримінацію при прийомі на роботу з різних причин, включаючи вік, стать, релігію, національне походження, інвалідність, що не перешкоджає виконанню роботи, а також сімейний стан. Невдалих заявників іноді стверджують, що вони піддавалися дискримінації в процесі найму. Ваш найкращий захист від таких звинувачень полягає у наданні оригінальної заявки та супровідних матеріалів, а також до одночасних записів, які ви зробили щодо заявки.Якщо ви дотримуєтеся найкращої практики набору та найму, цей матеріал надасть об'єктивне обґрунтування того, що ви не найняли заявника.
