Те, як компанія керує безпосередньо, впливає на успіхи та невдачі, які вона матиме. Коли управлінська команда визначає міцні довгострокові цілі для організації, а також інноваційні шляхи їх досягнення, то організація в цілому має мотивацію та прагнення працювати в цьому напрямку.
Уявіть собі, що ви працюєте в організації, де керівна команда не визнала ніяких планів зростання або довгострокових цілей. Що буде з цією компанією? Вона може підтримувати себе протягом декількох місяців, але відсутність планування або стратегічного втручання може призвести до його занепаду. Аналогічним чином, відсутність будь-якого керівництва від вищого керівництва може призвести до того, що працівники втратять довіру до компанії. Планування організації, що включає стратегії для всіх рівнів компанії, є необхідним для успіху бізнесу.
Визначення планування організації
Планування організації починається тоді, коли команда вищого керівництва визначає коротко- та довгострокові цілі компанії. Як тільки ці цілі будуть визначені і уточнені, щоб вони були чіткими і досяжними, важливо сформулювати конкретні стратегії і плани для досягнення цих цілей. Організаційне планування гарантує, що існує бачення бізнесу, щоб співробітники знали і розуміли, як їхня повсякденна робота сприяє компанії в цілому.
Цілі, які встановлює компанія, повинні бути достатньо реалістичними, щоб їх можна було впроваджувати в межах ресурсів організації. Добре дістатися до зірок, але в той же час цілі також повинні бути досяжними. Неможливість уразити цілі, які є недосяжними, може бути деморалізуючим для компанії. Хороша мета також має бути кількісно виміряною. Таким чином, компанія може відстежувати свій прогрес протягом усього фінансового року, перевіряючи, наскільки далеко вони прийшли і скільки далі їм залишилося. Важливо також окреслити часові рамки для досягнення мети, наприклад, протягом фінансового року або кварталу. Таким чином, компанія може встановити терміни виконання проекту, щоб утримати всіх.
Окрім визначення цілей та розробки планів для їх досягнення, організаційне планування охоплює кадрове забезпечення та розподіл ресурсів.Необхідно мати потрібних людей для виконання своїх функцій, а необхідні ресурси, включаючи фінанси, повинні бути доступні для організації, щоб вони могли успішно реалізувати свої плани.
Оскільки кожна організація є унікальною, жодна структура або метод кадрового забезпечення не працюватимуть у кожній компанії. Однак при плануванні ефективної організаційної структури завжди слід враховувати певні фактори. Компаніям необхідно досліджувати та оцінювати сильні та слабкі сторони різних варіантів організаційної структури, таких як функціональні, дивізійні або матричні структури, і розглядати, які з них будуть створені для досягнення найкращих організаційних цілей. Компанії також необхідно буде передбачити свої моделі зростання і як вони вписуються у свої загальні плани. Окрім того, організація повинна побачити, яка структура забезпечить найбільш ефективну експлуатаційну ефективність і задоволеність працівників.
Планування організації може застосовуватися до будь-якого розміру компанії, незалежно від того, чи це малий підприємницький бізнес або багатонаціональний конгломерат. У будь-якій ситуації для управлінської команди надзвичайно важливо визначити цілі компанії та розробити плани їх досягнення, крім ресурсів, які їм потрібні для досягнення цих цілей.
Типи планування організації
Існує багато способів класифікувати типи організаційних планів, хоча багато з них поділяються на чотири основні категорії: фінансові, стратегічні, непередбачені та наступні. Кожен тип плану організації дивиться на бізнес в цілому, але через об'єктив конкретної області. Таким чином, легко зрозуміти, яким чином бізнес переживатиме багато різних сценаріїв.
Фінансове планування в організації спрямоване на створення більшого доходу або збільшення частки ринку бізнесу. Крім того, фінансове планування може вирішити передбачувані фінансові питання, з якими може зіткнутися компанія у майбутньому. Структура фінансового плану залежить від рівня компанії та цілей, які вона хоче досягти. Важливим чинником фінансового плану є те, що він повинен коренитися в реальності. Як і ефективне планування цілей, фінансовий план повинен враховувати справжню фінансову картину компанії, зараз і в майбутньому. План також повинен бути перспективним, щоб він міг підібрати будь-які потенційні проблеми, які компанія може потребувати для подолання.
Візьміть невеликий бізнес, наприклад, цифрове маркетингове агентство, наприклад. Маючи п'ять чоловік, компанія затримується на плато і не має достатньо людських ресурсів для розвитку бізнесу. Збільшення їх продажів є однією з їхніх організаційних цілей. Однак, якщо вони найнять іншого працівника, то вони не мають фінансів для їх оплати. Наявність чіткого фінансового плану для цієї організації не тільки допоможе їм зрозуміти, як залучити додатковий ресурс, а й як оплатити їх. Крім того, наявність цього нового співробітника може допомогти їм збільшити обсяг продажів і досягти організаційних цілей.
Іншим типом плану організації є стратегічне планування, яке передбачає перетворення бачення компанії на цілі та завдання, а також кроки для їх досягнення. Стратегічне планування не дивиться тільки на внутрішню сторону компанії, а й на ринок і промисловість, а також на конкурентів. Таке планування передбачає аналіз майбутніх можливостей компанії та можливих загроз. Вона також вимагає повної знання сильних і слабких сторін організації. Стратегічне планування також вимагає розуміння того, хто є конкурентами на ринку, і саме те, які їхні сильні і слабкі сторони в порівнянні з організацією. Надзвичайно важливим є наявність реалістичного погляду на загальний ринок і економіку.
У випадку цифрового маркетингового агентства, наприклад, частиною їхнього стратегічного бачення може бути пропозиція нової служби, наприклад копірайтинга свинцевих матеріалів. Якщо бізнес в основному зосереджується на веб-дизайні і рекламі в Інтернеті до цього моменту, їм необхідно буде провести ретельне дослідження копірайтингу, щоб зрозуміти, як він працює в галузі. Якщо їхні конкуренти пропонують копірайтінг як послугу, то може бути розумним і для них запропонувати. Вони також можуть потребувати способу диференціювати свої копірайтинг послуги від своїх конкурентів.
Багато організацій також створюють плани надзвичайних ситуацій для результатів, які знаходяться поза межами норми. Таке планування організації допомагає зменшити потенційні ризики для компанії і навіть потенційно допоможе їм уникнути подій, які можуть мати катастрофічні наслідки. Надійний план надзвичайних ситуацій добре досліджений і представляє реалістичні сценарії, які можуть мати місце, що може мати негативні наслідки для компанії, і надає покрокове рішення, яке компанія може реалізувати в цьому сценарії. Планування на випадок непередбачених обставин може врятувати організацію від падіння і може допомогти їй зростати в часи переходу.
Можливим катастрофічним сценарієм для цифрового маркетингового агентства може бути те, що їх найбільший клієнт, який надає понад 50% свого доходу, вирішує підписати з одним із своїх конкурентів. У цьому випадку компанія втратить більшу частину своїх доходів. Якщо вони не зможуть з'ясувати спосіб його заміни, їм, можливо, доведеться оголосити про банкрутство. У разі їх непередбачених обставин, це може забезпечити можливі шляхи вирішення цієї проблеми, які можуть включати способи повернення клієнта в компанію, збільшення їх доходів за допомогою інших каналів або навіть отримання позики для короткострокового надання допомоги. Маючи план, який вже існує, якщо їх найбільший клієнт залишає, агентство цифрового маркетингу може отримати право на роботу, намагаючись вирішити свою проблему, замість того щоб витрачати час, намагаючись з'ясувати план, поки вони перебувають у кризовому режимі.
Планування наступності є ще одним ефективним способом планування організації. Це передбачає розробку стратегії, яка повинна бути застосована, коли вийде ключовий учасник організації. Якщо хтось в управлінській ролі, що приймає рішення, залишає організацію з будь-якої причини, планованої або незапланованої, компанія в цілому може бути відкладена. Можливо, вони не зможуть досягти своїх організаційних цілей, якщо вони не мають належного керівництва. Планування спадкоємства передбачає більше, ніж просто назвати наступника. Це означає навчання та догляд за цією особою, щоб вона зайняла лідерську позицію, перш ніж виникне потреба. Таким чином, не існує часу затримки для спадкоємця, щоб досягти швидкості, і організація може продовжувати працювати як завжди.
Якщо провідний веб-розробник агентства цифрового маркетингу несподівано пішов, наприклад, компанія, можливо, не зможе завершити свої існуючі проекти або будь-які нові проекти, поки вони не отримають заміну. Для малого бізнесу це може означати, що вони можуть закрити свої двері. Маючи план сукцесії, вони, можливо, навчали молодшого розробника взяти на себе цю роль. Якщо ця людина вже була доглянута на посаду керівника, то агентство може продовжувати обслуговувати своїх клієнтів без жодної гикавки.
Чому потрібно використовувати організаційне планування
Правильне планування організації дає можливість компанії досягти свого повного потенціалу. Використовуючи системний підхід, компанії можуть встановити, куди вони хочуть йти, а потім виконувати дії, які вони можуть використовувати, щоб дістатися. Якщо організація зацікавлена в зростанні і не знає, як дістатися, то організаційне планування може допомогти встановити ті кроки, які вони повинні вжити, як для визначення своїх цілей, так і для їх досягнення.
Планування організації допомагає компаніям бути стратегічними у прийнятті ключових рішень. Коли існують великі цілі компанії, то легше прийти до певних рішень, використовуючи стратегічний метод. Аналогічним чином, організаційне планування може допомогти компаніям розвивати свої сильні сторони. Якщо існують певні сфери, в яких організація перевершує, то було б розумно грати на тих, хто більше розвиває свій бізнес. З іншого боку, слабкі сторони організації можуть бути покращені за допомогою планування організації. Елементи фінансового планування та планування на випадок надзвичайних ситуацій можуть відігравати важливу роль у подоланні слабких сторін бізнесу.
Налаштування компанії на успіх є однією з головних причин, чому вони повинні використовувати організаційне планування. Завдяки розробці планів і процесів, компанія може працювати над удосконаленням процедур, які впроваджуються постійно. Поліпшення способу функціонування компанії допомагає їм також отримати конкурентну перевагу, що також може збільшити їхній бізнес.
Як поліпшити планування організації
Для компанії не існує жодного методу організації планування. Багато разів, компанія повинна застосовувати різні способи організації планування, щоб знайти те, що добре для них. Удосконалення планування організації - це безперервна робота, тому що, коли компанія зростає і змінюється, плани компанії повинні змінитися, щоб відповідати новим вимогам.
Чесність і відкритість є важливими аспектами планування організації. Дуже важливо мати чіткий і об'єктивний погляд на те, як організація робить це. Таким чином, стає легше виявляти потенційні проблеми або загрози, з якими стикається організація, або конкретні слабкі сторони, які проявляються в компанії. Видалення внутрішніх перешкод працівникам допомагає їм зосередитися на поставленому завданні. Як тільки внутрішні перешкоди, такі як деякі процедури або політики, будуть видалені, працівники можуть працювати над покращенням слабких сторін організації.
При прагненні покращити організаційне планування, необхідно мати набір показників, щоб оцінити ефективність плану. Показники можуть надавати велику цінність і слугувати керівництвом для прийняття рішень про ключові елементи бізнесу. Керівництво може використовувати дані для визначення областей, де організація повинна зосередити свої зусилля, а потім розробити стратегії для точного налаштування операцій, змусивши компанію поліпшити свою загальну ефективність.
