Ваша система виставлення рахунків може бути такою ж рудиментарною, як ручка і книга, а також настільки складна, як комп'ютер і програмне забезпечення, призначене для керування всім, починаючи від обчислення витрат до розсилки звітів. Відмінність витонченості, основні концепції тарифікації не змінилися з часів біблійних часів. Існує постачальник послуг, користувач послуги та плата, яка пов'язує зв'язок.
Платежі починаються з людей
Ваш персонал створює профіль кожного клієнта, як перший крок у розробці індивідуальної системи виставлення рахунків для вашого підприємства. Персонал даних збирає імена, адреси виставлення рахунків і терміни, за якими збираються кошти. Якщо залучено третю сторону, наприклад, страхову компанію, ця інформація також забезпечена. Клієнти можуть попросити вас оплатити їх безпосередньо або пред'явити плату за кредитну картку.
Введення та перевірка даних
Інформація, надана клієнтами, вводиться в програмне забезпечення або записується вручну в книзі. Перевірка кредитних балів та страхового покриття компанії може бути здійснена за допомогою телефону або веб-сайту. Вашим співробітникам, можливо, доведеться отримати доступ до конфіденційної інформації, як-от кредитні бали, щоб побудувати повний профіль для вашої системи виставлення рахунків, оскільки деякі клієнти можуть побажати погасити борг у розстрочку.
Кодування рахунків
Незалежно від того, чи оплачує ваша компанія одну послугу (консультацію) або безліч послуг (консультації, оплата лабораторій, матеріали тощо), створення системи кодування для класифікації кожної послуги та продукту має важливе значення для відстеження грошей. Наприклад, стоматологічному пацієнтові може бути виставлено рахунок за очищення, але плата, що стягується, якщо стоматолог виконує процедуру замість гігієніста, не є однаковою, тому для розрахунків використовуються два коди. Один код може означати золоту коронку, а інший - менш дорогу фарфорову шапку. Коди виконують подвійний обов'язок, що дозволяє відстежувати витрати і категорії, щоб ви завжди знали, як витрачається час і ресурси.
Рахунки випущені
У вас є кілька способів налаштувати систему розрахунків. Деякі власники бізнесу сплачують кожному клієнту в один день кожного місяця. Якщо ви не користуєтеся комп'ютером для виконання цієї роботи, слідкуйте за відповідним прикладом. Альтернативно, ваша електронна система виставлення рахунків може дозволити вам сортувати клієнтів за «датою служби». Наприклад, служба 10 липня автоматично генеруватиме заяву 10 серпня, використовуючи стандартні 30-денні цикли платежів. Ваш грошовий потік може бути краще обслуговувати, надсилаючи заяви протягом декількох днів після виконання послуги. Для рахунків-фактур можна використовувати обидві пошти та електронні рахунки.
Відстежуються рахунки-фактури
Позначення облікових записів після того, як терміни набули чинності, є важливою частиною платіжної системи кожної компанії. Нагадування про оплату, скоординовані з додаванням «прострочених» зборів, є ще однією перевагою для підтримки комп'ютерної системи виставлення рахунків. З іншого боку, члени вашого бухгалтерського персоналу можуть використовувати систему «гарячих файлів», що містить перелік термінів, що спонукають телефонні дзвінки нагадувати клієнтам оплачувати рахунки після того, як пройшла дата.
Колекційні послуги, аудит та посередництво
Ви можете віддавати перевагу своїм власним службам збору, а не використовувати зовнішнє агентство для нагляду за невиплатами. Періодична практика саморевізії привертає багато видів порушень системи виставлення рахунків. Ви також можете приєднатися до клірингової палати, створеної для того, щоб піклуватися про кожен аспект вашої системи виставлення рахунків, від кредитних чеків клієнтів до видачі рахунків. Ці послуги не є дешевими, але якщо ви віддаєте перевагу розробці рахунків, компроміс може коштувати витрат.
