Незалежно від типу бізнесу, що виконується, ваша система виставлення рахунків клієнтам є одним з найважливіших аспектів отримання прибутку. Без ефективної системи збору за дебіторською заборгованістю вам буде важко отримати платіж. Без оплати ваш бізнес не може працювати. Є кілька потенційних систем, які можна використовувати для виставлення рахунків клієнтам; той, який підходить для вас, багато в чому залежатиме від типу бізнесу.
Передоплачені рахунки
Популярним методом виставлення рахунків для бізнесу, що базується на послугах, таких як телекомунікаційні компанії або постачальники послуг Інтернету, є оплата з передоплатою. При такому виду оплати клієнти сплачують аванс за визначений обсяг послуги: встановлений час або одиниці. Оплата здійснюється і повинна бути отримана до того, як ваші клієнти отримають доступ до своїх придбаних послуг. Це ефективна система виставлення рахунків для забезпечення послідовної оплати дебіторської заборгованості до надання послуг.
Постоплатне виставлення рахунків
Абонентська оплата - це система, в якій клієнт погоджується платити пізніше за отримані товари або послуги. Після закінчення встановленого розрахункового періоду, ви надішлете своїм клієнтам рахунок-фактуру, вказуючи номер свого рахунку, послугу або використані продукти, суму заборгованості та термін платежу. Програмне забезпечення для виставлення рахунків та обліку доступне для підтримки цієї інформації. Це може бути важко зібрати на цих типах рахунків, якщо ви маєте справу з клієнтами з поганими кредитами, або які просто відмовляються від оплати. Якщо ви берете цей вид платежів, розглянути можливість надання знижок для швидкої оплати, але будьте готові призначити персонал для безпосереднього контакту з клієнтами за непогашеними рахунками. У крайніх випадках може виникнути необхідність перетворити рахунок на агентство збору коштів.
Кредитні та дебетові записки
Кредитні та дебетові нагадування не є придатними як єдина система виставлення рахунків, але важливі у випадку зміни облікового запису або платежів або помилок. Ви надаватимете кредитні записки клієнтам, які сплачували за послуги чи продукти, які вони не використовували або отримували, або якщо помилка в платежах призвела до переплати клієнту. Дебетові нагадування будуть використовуватися в протилежному порядку; коли клієнт використовує більше, ніж його передоплату, або якщо він інакше не оплачує свої послуги. Дебетові нагадування, по суті, вимагають від клієнта більше грошей, а кредитні записки або кредити, перекладені на повернуті гроші або кредити на послуги, перенесені на наступний платіжний цикл.
Платежі на основі замовлення
Виставлення рахунків на основі замовлення можна порівняти з передоплатою для продуктів. Якщо ваш бізнес є постачальником або оптовиком, ви можете вимагати, щоб ваші клієнти платили повністю або частково, коли вони розміщують своє замовлення. Це переносить попередні переваги передплаченого виставлення рахунків. Ви також можете вимагати лише часткову оплату авансом і повну оплату на більш пізній термін, після чого вам потрібно надіслати клієнтам рахунок-фактуру із запитом на решту платежу. Для використання цього методу необхідно вести точний облік того, що клієнти вже сплатили.
Платежі на основі доставки
У цій системі виставлення рахунків ви надсилаєте рахунок-фактуру та замовлення на купівлю, деталізуючи кожну позицію та кількість для вашого клієнта разом з їх доставкою. Ви можете прийняти вимогу про повну оплату при доставці або вказати термін платежу на рахунку-фактурі. Обов'язково вкажіть контактну інформацію замовлення на замовлення у випадку будь-яких розбіжностей між замовленням на купівлю та рахунком-фактурою.
