Система виставлення рахунків - це серце дебіторської заборгованості підприємства. Рахунки-фактури готуються на основі реалізованої продукції або послуг. Дані з рахунку-фактури відповідають журналам продажів, облікових записів клієнтів, рахунках дебіторської заборгованості та журналам касового рахунку, серед інших ділових записів.
Електронні та ручні
Програмні системи, що використовуються для виставлення рахунків, вимагають від малого бізнесу введення початкових даних перед друком рахунків-фактур. Кожна система вимагає різних змінних і підкаже користувача про те, що потрібно. Після цього система буде електронно інтегрувати дані в дебіторську заборгованість. Навпаки, при створенні ручної системи власник малого бізнесу або бухгалтер вирішує, що потрібно, і формулює це як частину системи обліку відповідно. Незалежно від того, чи надає малий бізнес послуги чи продає продукцію, одним з попередніх кроків у створенні системи виставлення рахунків є визначення того, що потрібно включити в рахунок-фактуру на додаток до таких основ, як контактна інформація.
Система нумерації
Кожен рахунок-фактура має містити унікальний ідентифікаційний номер на основі хронологічного порядку продажів або номер клієнта. У будь-якому випадку власник малого бізнесу вибирає, ці унікальні номери можуть бути використані для посилання на певний рахунок-фактуру в майбутньому.
Тела рахунка-фактури
Під розділом опису рахунка-фактури бухгалтер захоче додати деталізовану інформацію, щоб клієнт точно знав, які документи на рахунку. Наприклад, рахунок-фактура для послуги, який просто говорить про "виклик послуги", занадто розпливчастий для використання клієнтом або малим бізнесом для подальшого використання. Однак, якщо в описі сказано щось більш конкретне, наприклад, "Змінені фільтри; очищені вентилятори; тестоване запалювання", і клієнт і постачальник послуг точно знають виконану роботу. Якщо плата за послугу або за годину, ця інформація повинна бути включена в опис. Якщо рахунок-фактура стосується продукції, включіть кількість і ціну за одиницю. Ця інформація відповідає записам у журналі продажів.
Умови кредитування
Визначте умови кредитування, які будуть запропоновані клієнтам, і включіть їх у рахунок-фактуру. Наприклад, якщо платіж очікується оперативно, на рахунку-фактурі має бути зазначена позначка "Чистий прибуток після отримання". У процесі продажу, якщо клієнту було сказано, що він матиме 30 днів для оплати, включіть це як дату на рахунку-фактурі.
Все разом
Система виставлення рахунків завершена, коли вона відповідає належному місці в обліковому процесі. Після того, як рахунки-фактури були підготовлені, настав час збирати дебіторську заборгованість. Один примірник кожного рахунку-фактури надсилається клієнту, і компанія зберігає одну копію. Фактурна сума розміщується на рахунку клієнта в журналі продажів. Після отримання платежу сума вираховується з рахунку клієнта в журналі продажів і додається до касового рахунку підприємства. Наприкінці місяця власник малого бізнесу може переглядати облікові записи, щоб відзначити будь-які невиконані рахунки та необхідність продовжити платіж, наприклад, надсилання другої копії рахунку-фактури з позначкою "прострочені".
