Зробіть це: ви дзвоните постачальнику, щоб замовити деякі віджети і зняти їх електронною поштою для підтвердження. Проблема полягає в тому, що вони відправляють вам п'ять випадків замість чотирьох і виставляють вам більше рахунку, ніж ви очікували. Оскільки ви не маєте нічого законного, щоб притягнути до відповідальності постачальника, вам не доведеться багато чого повернутися. Ви можете розсердитись і погрожувати затримати виплату, але все це може стати брудним і зруйнувати ваші стосунки. Що робити? У майбутньому ви можете розглянути можливість запровадження системи замовлень на купівлю. ПП відіграють важливу роль у контролі купівлі бізнесу, допомагаючи вам відстежувати замовлення та управляти платежами за виконану роботу.
Що таке замовлення на купівлю?
Замовлення на купівлю є офіційним підтвердженням замовлення на товари та послуги. Він діє як контракт між бізнесом та його постачальниками, тому постачальник точно знає, що було замовлено, і бізнес точно знає, які продукти та послуги будуть поставлятися, і до якої дати. Коли постачальник приймає замовлення на купівлю, він створює юридично обов'язковий договір між двома сторонами. Таким чином, ви ніколи не будете застрягти з додатковим випадком віджетів, які вам не потрібні, і постачальник захищений, оскільки він тепер має юридичні докази того, що товари та послуги були замовлені. Якщо ви не створили замовлення на купівлю, зовсім не було б обов'язкового замовлення від клієнта.
Як виглядають замовлення на купівлю?
Замовлення на покупку дуже схоже на рахунок-фактуру. Різниця лише в тому, що покупець їх створює, а не продавець. Як правило, замовлення на купівлю містить таку інформацію:
- Інформація про компанію покупця.
- Адреса доставки / виставлення рахунку.
- Інформація компанії постачальника.
- Деталі замовлення - товар, кількість, ціна та дата поставки.
- Дата замовлення на купівлю.
- Номер ПО.
Також можуть існувати конкретні умови щодо замовлення, наприклад, коли необхідно здійснити платіж. Багато підприємств створюють стандартизований документ із замовленням на купівлю з загальною інформацією, що заповнюється для забезпечення узгодженості.
Що таке номер замовлення на купівлю?
Якщо у замовленні на купівлю є один пункт, він повинен містити номер замовлення на придбання. Номер ПО - це унікальний номер, який полегшує підбір поставок з покупками, коли вони надходять. Використання їх повинно прискорити обробку рахунків-фактур, оскільки ви можете легко відстежувати, коли здійснювалися платежі за певними замовленнями. Це також зводить до мінімуму ризик неправильних платежів, оскільки ви не будете сплачувати на рахунках-фактурах, які не мають відповідного ПО.
Ось приклад. Припустимо, вам потрібен новий комплект картотеки. Ви створюєте замовлення на купівлю з розміром, кількістю і специфічними вимогами до шаф і відправляєте його виробнику. Як тільки виробник схвалює замовлення на купівлю, він створює юридичний договір між двома сторонами. Виробник відвантажить вам шафи і надішле рахунок-фактуру на загальну суму. У цьому рахунку буде посилатися номер ПО. Таким чином, коли ви отримуєте рахунок-фактуру, ви можете перевірити його проти замовлення на купівлю, щоб переконатися, що два документи збігаються. Якщо вони це роблять, продовжуйте платити. Якщо це не так, хтось зробив помилку, яку потрібно дослідити.
Як інтегрувати систему замовлень на купівлю до вашого бізнесу?
Якщо ви ніколи раніше не користувалися ОП, ви б простили за думку, що це так просто, як створення шаблону замовлення на купівлю в Microsoft Word або вашому бухгалтерському програмному забезпеченні. Ці параметри є корисними для створення фізичного документа на замовлення на купівлю, але є кілька додаткових речей, про які потрібно подумати, перш ніж можна інтегрувати систему PO у свій бізнес:
Хто робить покупку?
Адміністратор замовлення на купівлю повинен контролювати систему замовлень на купівлю. Це дозволить централізувати вашу покупку і дасть вам чіткий запис про те, скільки коштів витрачається. Як тільки створено ПО, адміністратор може негайно оцінити витрати в бюджет компанії. По суті, ви почнете приймати кредитні картки з рук генерального штабу.
Що таке процес підняття реквізиції?
Кожен процес PO починається з реквізиції. Це запит на замовлення на купівлю, який працівники роблять, коли їм потрібно купувати товари або послуги. Необхідно створити стандартизований шаблон реквізиції, який повинен використовувати весь персонал. Багато малих підприємств дозволяють своїм співробітникам просто надсилати запит менеджеру, який буде підтримувати зв'язок з адміністратором, щоб виділити бюджет, отримати схвалення на придбання та підняти необхідний ПО.
Додавання системи реквізиції гарантує, що персонал повинен отримати централізовані великі пальці, перш ніж вони придбають, щоб нічого не проскочило через тріщини. Незабаром у вас буде достатньо даних для відстеження того, як працівники використовують товари та спотові моделі купівлі, наприклад, чи є можливості для купівлі дисконтованого обсягу від постачальника?
Як ви зареєструєтесь?
Адміністратори можуть затвердити, відхилити або позначити вимогу для подальшого обговорення. Після того, як реквізиція буде схвалена, адміністратор ПО повинен призначити номер замовлення на замовлення - ви можете використовувати будь-який алфавітно-цифровий код, який вам подобається, - і записати його в реєстр PO. Ведення реєстру гарантує, що ви зберігаєте загальну кількість покупок. Ви можете побачити вплив реквізиції, перш ніж ви його затвердите, і оновіть свій бюджет кожного разу, коли буде порушено замовлення на придбання. Це також є ключовою частиною аудиторських стежок, забезпечуючи відсутність розбіжностей між постачанням та виплатами.
Як ви будете керувати постачальниками?
Звичайно, вам потрібно повідомити своїм постачальникам, що ви переходите до системи PO. Це так само просто, як звернутися до постачальників і повідомити їм, що ви будете подавати замовлення на купівлю, перш ніж зробити будь-який платіж за товари. Як ви отримуєте ПО від постачальника, залежить від вас - найчастіше адміністратор буде надсилати його безпосередньо одержувачу.
Після того, як постачальник отримає ваше замовлення на купівлю, вони повинні ретельно перевірити його на наявність помилок, перш ніж готувати товар. Багато великих постачальників використовуються для придбання з підтримкою PO і мають налаштовані системи, які позначатимуть ваш обліковий запис, якщо ви намагаєтеся придбати без PO.
Як ви будете узгоджувати платежі фактур з реєстром ПО?
Якщо ви ведете оновлений реєстр PO, то узгодження рахунків-фактур або виписок з кредитних карток з замовленням на купівлю не є особливо складним або трудомістким. Ви просто хочете позначити будь-яку покупку, яка не була записана в PO. Потім, це випадок підготовки персоналу для усунення будь-яких надлишкових закупівель у майбутньому.
Якщо ви автоматизуєте процес замовлення на купівлю?
Замість того, щоб робити речі вручну, ви можете інвестувати в деякі покупки програмного забезпечення для власників малого бізнесу. Ці системи можуть автоматизувати ваші реквізити та звичайні схвалення та генерувати ТО автоматично, що робить все це набагато менш складним завданням. Вони також керують документами купівлі з одного централізованого місця, доступного з будь-якого місця, що полегшує управління замовленнями на ходу. Деякі системи мають інші корисні функції, такі як каталог постачальників, щоб зробити заявки на купівлю простішими та зручнішими для ваших співробітників.
Платформи є настільки широкими, наскільки вони довгі, і в Інтернеті є багато сайтів для перегляду, які допоможуть вам звузити параметри. Як завжди, скористайтеся демо-версією та безкоштовними пробними періодами, тому ви впевнені, що прийняли правильне рішення, перш ніж купувати.
