Як роботодавець, ви повинні знати про державні і федеральні закони, які передбачають тип інформації, яка повинна зберігатися в особових справах. Деякі з необхідних кадрових документів включають особисту контактну інформацію для працівника, статус роботи, інформацію про оплату праці та інформацію про ефективність роботи.
Інформація про зайнятість
Інформація про зайнятість у кадровій справі зазвичай надається у формі заявки на працевлаштування або нової паперової документації. Файл може також містити копію листа-пропозиції про працевлаштування, надіслану працівнику, і підписаний квитанцію від працівника, що підтверджує, що він отримав копію посібника працівника компанії. Незважаючи на те, що файл персоналу для працівника повинен включати дату народження з метою отримання пільг, незаконним є отримання такої інформації для використання при визначенні того, чи можна найняти особу.
Статус роботи
Робочий статус - це юридична документація, яка доводить, що працівник може працювати в США. У якості доказу статусу робіт особовий файл працівників повинен містити копію картки соціального захисту працівника. Якщо працівник не є громадянином Сполучених Штатів, заповнена форма I-9 (еквівалент громадянина США, що не є громадянином США), копія паспорта працівника та копія робочої візи працівника у кадровій справі працівника.
Заробітна плата
Ще одним основним компонентом кадрового довідника є нарахування заробітної плати. Роботодавець повинен підтримувати сучасну федеральну податкову форму W-4. Поряд із формою W-4, файл персоналу може також містити розклади для періодів оплати праці, в яких працює працівник. Якщо у працівника є гроші, легально гарніровані з його заробітної плати, судовий наказ або копія домовленості також повинні бути в особовому досьє.
Інформація про ефективність
Оцінка результатів діяльності є ще однією невід'ємною частиною файлу персоналу персоналу. Вони можуть включати копії професійних цілей працівника та оцінювання їх роботи, написані керівником або керівником працівника. У разі необхідності, файл персоналу також містить будь-які зауваження або попередження, які працівник отримує під час свого перебування в компанії.
Державна податкова інформація
Якщо держава, в якій ви керуєте своїм бізнесом, має державні податки, то вам потрібно підтримувати форму W-4 для утримання податків. Подібно до федеральної податкової форми W-4, державна форма повинна бути актуальною і зберігатися у файлі персоналу співробітника як резервний запис для належних відрахувань із зарплати працівника, а в разі аудиту IRS або державне податкове агентство.
