Лист про виклик прогулу є формальним кроком, який може призвести до припинення, зниження або скорочення робочого часу. У листі вказується, що керівництво має серйозні побоювання щодо прихильності працівника до роботи або здатності відповідально виконувати обов'язки. Введення листа на фірмовому бланку та ручної доставки його в запечатаний конверт додає впливу. Мета полягає в тому, щоб змусити працівника зрозуміти, що його рекорд відвідуваності має покращитися.
Перегляньте свої записки, щоб підтвердити, що працівник отримав словесні висловлювання за прогул. Зверніть увагу на дату висловлювання і відповідь співробітника. Зверніть увагу, якщо працівник пообіцяв виправити проблему, але не зробив цього.
Догану співробітникові в першому пункті листа. Повідомте працівника, що лист служить формальним висловом для прогулів, і що подальші коригувальні дії можливі, якщо ситуація продовжується.
Деталізуйте прогули у другому пункті. Використовуйте аркуші часу або записи, надані людськими ресурсами, щоб відзначити дні, коли працівник пропустив вибачення або невиправдані відсутності. Скажіть працівникові, чому часті відсутності погані для працівника і компанії. Поясніть, що хронічні абсентеї змушують співробітників працівника втрачати довіру до працівника, або це коштує грошей компанії через втрату виробництва.
Закрийте лист, пояснивши, що повинен зробити працівник, щоб повернутися на свій шлях. Наприклад, пояснити, що протягом наступних шести місяців працівник повинен заздалегідь замовити вихідні дні в письмовій формі. Також зверніть увагу, що працівник повинен надати записку лікаря для відсутності через хворобу. Скажіть працівникові, що невиконання правил може призвести до більш дисциплінарних виправлень, аж до припинення. У останньому пункті зверніть увагу працівника на програми консультування, якщо повторювані особисті чи сімейні проблеми є причиною прогулів.
