Багато неприбуткові та освітні організації потребують благодійної підтримки для підтримки операцій. Банкет зі збору коштів - це один з найкращих способів залучення коштів для мистецьких програм, шкіл, лікарень, груп адвокатури та інших. Ці події можуть бути складними для планування та організації. Почніть з гарного контрольного списку, створіть календар і попросіть добровольців допомогти. Початок місяців до дати банкету, і забронювати своє місце розташування, харчування, талант і розваги рано.
Заплануйте подію та придбайте книгу планування або блокнот (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) лише для події. Підтримуйте папки для записів, контактів, візитних карток, квитанцій, списків волонтерів, бронювання, меню та всі деталі, які будуть виникати до, під час та після події. Отримайте допомогу якнайшвидше, наприклад, координатора волонтерів, і розпочніть делегування завдань.
Бюджет події. Як тільки Ви дізнаєтеся про максимальний підрахунок голови за місцем проведення заходу, вартість, яку ви можете виділити на людину для харчування, напоїв, сувенірів та інших предметів у списку. Малюнок витрат на кожний запис у контрольному списку, таких як обладнання, витрати на персонал, оренду, плату за послуги, чайові і так далі. Ці витрати та зібрані кошти покриватимуть ці витрати, але початкові витрати включатимуть ряд депозитів і авансових витрат.
Знайдіть і забезпечте об'єкт для проведення банкету. Це може бути великий готель, великий ресторан, який вітає приватні вечірки, ліжко та сніданок або історичний особняк. Вам потрібно знати максимальну потужність, щоб ви не перевищували запрошення для гостей, або продавали більше квитків, ніж дозволять кімнати. Найбільш якісні установи матимуть персонал, який допоможе планувати, а також обслуговувати харчування та інші послуги.
Забронюйте майстра церемоній (MC). Перевірте з місцевими талантами. Якщо ви хочете забронювати "ім'я" акт або знаменитості, вам доведеться почати далеко за очікувану дату, як деякі з них дуже зайняті графіки. Зв'яжіться з агентами і менеджерами для розваг і забронюйте весь талант.
Замовляйте запрошення, квитки, програми та будь-яку іншу друковану продукцію, наприклад, брошури організації, для якої залучаються кошти. Якщо ви збираєтеся провести аукціон, почніть отримувати подарунки. Команда волонтерів може відповідати за цю відповідальність. Тихі аукціони не потребують аукціоніста, а аукціон з аукціону. Вирішіть, чи буде це робити ваш MC, або якщо вам потрібен окремий спеціаліст. Надсилайте запрошення до списку донорів організації. Не забудьте зазначити, що захід є напівформальним. Вкажіть що-небудь, зокрема гості повинні знати за межами дати, часу, місця і спеціальних гостей або розваг. Обов'язково просувайте аукціон.
Рекламуйте подію через інформаційні бюлетені, рекламу в Інтернеті, місцеві газети та радіостанції, в яких розміщено оголошення про державні служби (Public Service Announcements) для неприбуткових організацій. Місцеві телевізійні станції можуть також мати календар подій, а програми місцевих новин можуть зробити короткий інтерв'ю або підключити до події, тому всі деталі готові.
Поговоріть з шеф-кухарем залу, або вишикуйтеся поза громадське харчування. Вирішіть, чи матиметься "шведський стіл" або повний спектр послуг, приготовлених на блюдо. Розкажіть йому свій бюджет і очікуваний підрахунок голови. Це може бути завершено ближче до вас, але завжди краще підготуватися до більшої кількості людей, ніж ви очікуєте, ніж досягати реальних потреб.
Слід регулярно контактувати з волонтерами, співробітниками та всіма співробітниками, які працюють на заході. Призначте спеціального помічника кожній знаменитості або розважальній групі, щоб допомогти з чим-небудь під час заходу. Зустрічайтеся з усіма добровольцями заздалегідь, щоб переконатися, що вони вміють одягатися, що робити, де бути і т. Д.
Прибудьте на місце події набагато раніше, щоб прикрасити та встановити простір. Якщо ви залишитеся підготуватися, поверніться з великою кількістю часу, щоб зустрітися зі спеціальними гостями, знаменитостями і розвагами і направити їх туди, де вони будуть сидіти, працювати або чекати за лаштунками. Якщо у вас є живий гурт, вони з'являться рано, щоб налаштувати і зробити звукові перевірки. Здійснюйте нагляд за останньою деталізацією і насолоджуйтеся подією. Після цього переконайтеся, що все очищено, а персонал або ключовий персонал оплачено. Збирайте конверти пожертвувань і дайте відповідній особі, що представляє організацію.
