Звітні обґрунтування рекомендують зміни в бізнес-політиці або процедурах. Вони надають докази, що обґрунтовують хід дій, які вирішують проблему або покращують продуктивність, наприклад. Вони часто представляють рішення, які призводять до фінансових заощаджень або прибутків. Щоб створити ефективний звіт, необхідно надати переконливі аргументи та підтверджуючі докази, щоб підтримати запропоновані вами зміни.
Використовуйте основний заголовок нагадування (To / From / Date / Subject) і заповніть його. Дайте зрозуміти, хто повинен читати звіт, хто його написав, і який предмет тематики.
Напишіть початковий параграф, який описує проблему або мету вашого звіту. Поясніть у кількох реченнях, які ваші рекомендації, і поясніть переваги, які вони принесуть.
Напишіть у своєму звіті докладний опис мети та значення вашого звіту. Включіть відповідну довідкову інформацію, яка допоможе читачеві зрозуміти мотиви та міркування за вашими рекомендаціями.
Використовуйте основну частину звіту, щоб пояснити, як ви пропонуєте реалізувати свої рекомендації. Надайте конкретні подробиці щодо нових процедур або рішень та їх впливу. Поясніть, хто буде залучений, що вони будуть робити, що це буде коштувати, і скільки часу буде потрібно для виконання.
Вкажіть дослідження чи методи, які ви дотримувалися, щоб дійти висновків. Включіть недоліки та проблеми, які можуть створити нові процедури, а також переваги. Будьте точними, організуйте логічно свій матеріал і будьте чесними; це додасть сил вашим аргументам.
Завершіть свій звіт з обґрунтуванням з коротким резюме висновків та рекомендацій. Не вводити нову інформацію на цьому етапі; Натомість перегляньте основні аргументи на підтримку ваших рекомендацій. Напишіть короткий абзац для своєї пам'ятки.
Поради
-
Виділіть переваги ваших рекомендацій і поясніть, як вони переважають будь-які недоліки. Тримайте свій текст позитивним. Уникайте таких слів, як, можливо, можливо і можливо. Забезпечте баланс у своєму звіті, обговорюючи альтернативні рішення. Помістіть рекомендацію, яку Ви вважаєте більш перспективною. Будьте зрозумілими про те, які кроки ви вважаєте за необхідне у ваших рекомендаціях. Уникайте загальних рис; бути специфічним. Введіть кожну рекомендацію з активним дієсловом, щоб додати сили своїм пропозиціям.
