Написання ділових листів може бути складним. Ви сідаєте, щоб перебігти швидкий лист і бум, Ви в тупику прямо в привітанні. Письмо до однієї особи має достатньо проблем, якщо ви не знаєте ім'я або стать особи. Коли ви додаєте кілька людей, питання множиться. Скільки людей ви пишете? Два, три або натовп? Ви знаєте їх по імені? Чи є вони вашими близькими друзями або проходять знайомства? На щастя, існують правила та рекомендації для всіх цих ситуацій.
Письмо до двох або трьох
Якщо ви пишете до двох або трьох, це проста відповідь: просто напишіть їхні імена. Якщо ви добре знаєте їх і перебуваєте на основі перших імен, ви можете використовувати їхні імена, такі як "Шановні Уілл, Кірстен і Пат".
Якщо ви не знаєте їх добре, або ви не впевнені, чи будуть відповідати перші імена, використовуйте більше формальності: "Шановний пан Sothers, пані Томпсон і пані Крамп". Як правило, ви не будете винні за те, що є занадто формальними, але брови піднімуться, якщо ви занадто неформальні.
Запис у групу
Коли ви пишете більш ніж трьом людям, написання імен виглядає громіздким. Люди, як правило, відчувають, що вони є лише одним з довгого списку. Краще використовувати групові терміни, такі як "Шановні колеги" або "Шановні колеги". Дивно, як написання імен групи може змусити їх відчути себе натовпом, але «Дорога команда» змушує їх відчувати, що вони належать до групи; вони є частиною команди. "Шановні колеги" говорить, що ви вважаєте їх гідними бути колегою, рівним і цінним учасником.
Не використовуйте, однак, "Шановні колеги", коли пишете людям, які є старшими за вас. Технічно вони - ваші начальники, а не ваші колеги. Але якщо вони також в команді, тоді "Дорога команда" буде добре працювати.
Як назвати імена
Пишіть людям по імені, якщо це взагалі можливо. Наприклад, якщо кілька людей написали вам про тему, і ви хочете написати назад, докладіть зусиль, щоб знайти і використовувати їх імена. Якщо ви подаєте заяву на роботу, або ви перебуваєте в іншій ситуації, де ви хочете вразити когось, дізнавшись, що їхні імена показують, ви б зробили додаткові зусилля у вашій роботі, якщо ви найняли. Чи знаєте ви когось у компанії, який міг би дізнатися імена персоналу людських ресурсів?
Інша ідея полягає в тому, щоб перейти на веб-сайт організації і подивитися, чи вказаний директор або менеджер відділу. Якщо це єдине ім'я, яке ви бачите, ви можете звернутися до листа: "Шановний містер Бернс і колеги" або "Шановний містер Бернс і члени відбірної комісії". Якщо ви не знайдете конкретних назв, напишіть "Шановні члени відбіркової комісії". Поки ви могли написати: «Дорогий відбірний комітет», додавши «учасникам», він надає йому особливий штрих. "Члени" визнають, що ви бачите їх як окремих осіб, а не просто як один великий анонімний комітет.
Отримання навколо статі
З іменами, такими як Джон, Маріанн, Уейн і Дейзі, легко сказати свою стать. Інші назви можуть угамувати, як Кері, Адріан, Пэт, Сем, Кріс, Дрю і Алекс. Іноді їх правопис віддаляється. Наприклад, Адріан, як правило, є чоловіком, а Адрієнн - жінкою. Але імена не відповідають загальним правилам написання, тому, якщо ви не знаєте, не припускайте.
Якщо хтось, кого ви знаєте, може знати відповідну особу, ви зможете дізнатися. Крім того, перевірте веб-сайт, щоб побачити, чи написано цю особу, і називається він чи вона. Загальний пошук в Інтернеті для імені може також дати відповіді. Якщо все, що не відповідає на питання гендеру, є прийнятним писати "Шановний Кріс Тренер".
Кому чи ні
Хоча "Для кого це може стосуватися" звучить жорстко і дуже формально, це все ще прийняте привітання для використання, коли у вас немає жодного поняття, до кого ви пишете.
З іншого боку, «Шановні панове» застаріли. Це граматична пастка, яка є залишком від часу, коли бізнес був доменним чоловіком. "Шановні пані" сьогодні недоречно, коли Ваша лист може бути добре прийнята жінкою. "Шановні пані та панове" принаймні визнає, що жінка може бути одним одержувачем, але вона все ще звучить старомодно. Перш за все, ніхто більше не звертається до пана або пані, за винятком, можливо, їхнім дворецьким або шофером. Якщо ви не маєте імен і не маєте уявлення про їхню стать, спробуйте щось інше, наприклад, "Привітання" або "Привіт". Ці звуки дружні і гендерні відповідні.
Манери мають значення в електронній пошті, теж
У всіх, крім самих формальних випадках, прийнятним є надсилання листа електронною поштою замість надсилання листа. Багато повідомлень про вакансії пропонують відповідь електронною поштою. Електронна пошта є більш спокійною формою спілкування, але, як і в супровідному листі, правила граматики та етикету досі застосовуються. Помилки і опечатки будуть помічені, і ви будете оцінені ними.
Ті ж правила застосовуються при написанні двох або трьох осіб або групі. Однак при надсиланні електронної пошти важливо розмістити адреси електронної пошти в полі "bcc", а не в полі "Кому". Багато людей не хочуть, щоб їхні адреси електронної пошти ставали загальновідомими, особливо коли це так легко переслати електронною поштою з усіма контактними даними кожного з них. "bcc", що означає "сліпий копію", означає, що ви можете бачити адресу, але інші одержувачі не можуть.
