Традиційне спілкування з проектами відбувалося в чітко визначеній структурі, використовуючи такі канали, як внутрішня пошта, телефони, записки та офіційні зустрічі. Сучасні комунікації проекту використовують такі технології, як електронна пошта, інтранет і соціальні медіа для обміну інформацією в гнучкішій структурі команди. Потреба в комунікаціях змінилася відповідно до появи нових підходів до управління проектами та необхідності інформування більш широкої групи зацікавлених сторін.
Методологія
Традиційна команда проекту опрацьовувала проект на окремих етапах, завершуючи кожну стадію перед початком наступного. Команда задокументувала кожну стадію та отримала відмітку перед просуванням. Відповідно до проекту Smart, сучасна практика полягає у прийнятті гнучкої проектної методології, в якій етапи проекту можуть перекриватися, коли члени команди обробляють індивідуальні цикли, змінюючи їх відповідно до будь-яких відгуків. Це ускладнює спілкування, роблячи акцент на оновлення статусу та легкий доступ до останньої інформації про проект.
Команда
Сучасна команда проекту включає широку групу постійних і тимчасових членів. Окрім внутрішніх співробітників, команда може також включати консультантів, постачальників, ділових партнерів та фірм, що надають ІТ-послуги. Керівник проекту повинен забезпечити, щоб усі члени команди мали безпечний доступ до комунікації проекту протягом періоду їхньої участі. Згідно з проектом Place, проект є тимчасовою соціальною системою, де успіх залежить від співпраці, спілкування та зобов'язань через прозорий обмін інформацією.
Зацікавлені сторони
Сучасні проекти мають набагато ширшу групу зацікавлених сторін. Окрім спілкування з членами команди та спонсорами, керівники проектів визнають важливість повного інформування всіх зацікавлених сторін, включаючи громаду, регуляторів, урядові установи та інвесторів. За даними фірми Cornwell management consulting, неефективні комунікації сприяють відсутності успіху в більш ніж 65% невдалих проектів.
Канали
Сучасні комунікації проекту використовують переваги мережевих комунікацій для покращення співпраці. Електронна пошта та миттєві повідомлення дозволяють членам команди обмінюватися інформацією швидко і легко, а не покладатися на канали на паперовій основі, такі як внутрішні записки або факси. Портали проектів забезпечують єдину безпечну точку доступу для всієї проектної інформації та документації через Інтернет. Відеоконференцзв'язок дає змогу членам команди створювати зустрічі прогресу, навіть коли члени команди знаходяться в різних місцях. Такі технології, як блоги та соціальні мережі, ще більше посилюють зв'язок між проектами, створюючи почуття спільноти та дозволяючи зацікавленим сторонам надавати зворотній зв'язок, який може впливати на проект
