Якщо ваш бізнес вимагає відстежувати все, починаючи від основних відомостей про клієнта і, здавалося б, незначних проблем, навчитися писати записку в файл буде корисним для вас. Це допоможе вам у повсякденній діяльності.Наприклад, якщо одна людина з офісу вашого клієнта дзвонить або надсилає вам електронну пошту з проханням внести зміни до плану, напишіть записку до файлу, якщо інша сторона пізніше поставить під сумнів ваші дії. Пам'ятки до файлу є обов'язковими для юридичних, медичних чи інших дуже чутливих файлів, які згодом також можуть бути використані в суді.
Відкрийте Microsoft Word. У меню "Файл" натисніть "Створити". Праворуч відкриється панель завдань "Новий документ".
Натисніть "На моєму комп'ютері", розташованому в розділі "Шаблони". Відкриється діалогове вікно "Шаблони". Натисніть вкладку "Записки". Натисніть кнопку "Memo Wizard" і натисніть "OK". Почнеться "Майстер сповіщень".
Натисніть "Далі". У розділі "Який стиль хотілося б" виберіть "Професійний" і знову натисніть "Далі". У розділі "Ви хочете включити заголовок" виберіть "Так" і введіть "Примітка до файлу". Натисніть "Далі".
Виберіть "Дата", "Від" і "Тема" в розділі "Які елементи потрібно включити" і введіть інформацію для кожного з них. Датою має бути дата виникнення, наприклад, телефонний дзвінок або електронна пошта. Вона повинна бути з вашого імені або назви вашого керівника, а предмет повинен бути коротким описом події, наприклад "Зміна місця проведення".
Натисніть "Далі". У розділі "До" виберіть "Файл". Зніміть прапорець "CC". Натисніть кнопку "Далі" ще раз. Додайте будь-які закриваючі елементи та натисніть "Далі", після чого натисніть "Готово". Введіть нотатки у нижній частині форми нагадування.
Надрукуйте нотатку та подайте її у файл клієнта. Збережіть також електронну копію, якщо це для вас процедура компанії.
Поради
-
Напишіть свій нагадування до файлу якомога швидше після інциденту або розмови. Це допоможе вам чіткіше згадати будь-які деталі.
Увага
Ніколи не вписуйте нічого принизливого в пам'ятку до файлу, який не заснований на фактах. Стверджуючи, що пані Сміт здається гнівною, це доречно. Писати, що пані Сміт завжди має неприємне ставлення, це не так.
