Документи Google - це потужний інструмент для обміну файлами, який підприємства можуть використовувати для публікації графіків роботи. Ви можете зробити це, створивши розклад безпосередньо в Документах Google. Коли ви регулярно публікуєте графік роботи співробітників, ви запобігаєте нерозуміння, яке може призвести до того, що працівники, які не розуміють, що вони планують працювати, виявляють зрушення.
Використовуйте шаблони розкладу роботи
Документи Google підтримують величезну бібліотеку безкоштовних та готових до використання шаблонів. Щоб отримати доступ до шаблону, відкрийте новий документ Документів Google, а потім знайдіть шаблони зі словами "графік роботи". Більшість робочих графіків працівників використовують формат тижня до тижня, оскільки роботодавці публікують щотижня. Якщо шаблон не відповідає потребам розкладу, створіть власний розклад в іншій програмі.
Створіть власний розклад
Подібно Документам Google, у Google Таблицях є шаблони, які менеджери можуть налаштовувати. Знайдіть їх у Таблицях у меню Галерея шаблонів. Просто виберіть "Розклад" зі списку, а потім налаштуйте поля, замінивши дані шаблону датами розкладу та іменами співробітників. Видалити будь-які рядки та стовпці, які не потрібні.
Створіть розклад з нуля, відкривши новий файл. Натисніть Запустити нову електронну таблицю на головній сторінці та використовуйте заголовок для назви документа як "Щотижневий розклад" або іншої бажаної назви. Використовуйте перший рядок, щоб визначити дати, які покриває розклад.
Далі створіть діаграму, на якій в горизонтальних заголовках стовпців відображаються дні тижня, а в рядках відображаються часи зміни. Вставляйте імена працівників у відповідні коробки зміни. Збережіть файл у Документах Google під відповідним ім'ям файлу.
Керування дозволами працівника
Роботодавці хочуть, щоб працівники читали графік і, можливо, завантажували файл для збереження на персональних комп'ютерах або пристроях. Проте співробітникам не слід дозволяти редагувати розклад. За умовчанням Документи Google дозволяють співробітникам читати та завантажувати спільні файли.
Надавайте спільний доступ до файлів, натискаючи на значок із силуетом особи і знаком "плюс", який представляє "Обмін". Введіть адреси електронної пошти співробітників, з якими ви хочете поділитися. Перевірте дозволи до надсилання посилання на електронну пошту, щоб переконатися, що документ доступний лише для читання.
Для отримання дозволів виберіть "можна переглянути", а не "можна редагувати", а потім виберіть кнопку "Спільний доступ", щоб опублікувати розклад для співробітників. Співробітники отримують по електронній пошті повідомлення про те, що новий графік опублікований. Електронна пошта містить посилання на розклад.
Встановіть регулярні розклади
Збереження шаблону розкладу полегшує щотижневе планування. Встановіть стандартний день і час, щоб опублікувати графік і поділитися ним з усіма співробітниками електронною поштою одночасно.
Назвіть файли розкладу легким для пошуку способом, наприклад, "15 січня" "Shift Schedule". Це зменшує плутанину і дозволяє співробітникам швидко відзначати розбіжності у плануванні або проблеми. Створіть політику компанії, яка вимагає від працівників надати бажане повідомлення про зміни в розкладі.
