Коли поміщики змінюють персонал офісу, корисно порадити орендарям цих змін, особливо співробітників, які часто взаємодіють з орендарями. Легко повідомити орендарям про кадрові та інші суттєві зміни листом.
Зберіть список імен та адрес усіх орендарів, які будуть зачеплені цією зміною. Наприклад, якщо ви орендуєте приміщення в декількох місцях і тому оперуєте більш ніж одним офісом оренди, вам потрібно лише повідомити про зміни з тими орендарями, які мають справу з офісом оренди, де відбуваються зміни. Якщо у вас є тільки один офіс, звичайно, попередити всіх мешканців.
Підготуйте лист на фірмовому бланку компанії, щоб він був "офіційним", і датуйте його на дату, коли ви очікуєте, що більшість листів буде поширюватися. Використовуйте технологію mailmerge, щоб персоналізувати кожну літеру, або ви можете використовувати більш загальний формат, звертаючись до кожної літери «Шановний орендар».
Зміст листа повинен бути коротким і діловим, і взагалі повинен містити два пункти змісту, плюс закриваючий абзац. Повідомте про зміну персоналу в першому абзаці. Якщо новий працівник візьме на себе всі обов'язки відхідного працівника, скажіть так, перерахувавши обов'язки: "Дженні Сміт виїде з фірми 12 березня і буде замінена Мері Джонс, яка буде відповідати за скарги орендарів, обслуговування запитів, збору ренти і відповіді на всі відповідні питання."
З іншого боку, якщо обов'язки, які раніше виконували співробітники, що відходять, будуть розподілені між існуючими та / або новими працівниками, зробіть це в першому абзаці; Наприклад: "Дженні Сміт виїде з фірми 12 березня і буде замінена Мері Джонс, яка буде відповідати за скарги орендарів і прохання про обслуговування. Джо Уайт візьме на себе відповідальність за збір ренти і відповіді на всі відповідні питання".
У другому пункті включаються всі відповідні дати; у багатьох випадках, наприклад, співробітник виїжджає в п'ятницю, а замість повідомляє наступний понеділок. В інших випадках існує короткий період перекриття, коли співробітник, що виїжджає, навчає нового. Закрийте другий абзац, зазначивши, що з дати внесення змін всі відповідні питання, коментарі та проблеми повинні бути спрямовані на людей, які знову несуть відповідальність за них, і назвіть їх знову. Наприклад, "Починаючи з 15 березня, зверніться до Мері Джонс із зверненнями та запитами на підтримку, а також зверніться до Джо Уайта для будь-якої справи з орендою".
У останньому пункті проінформуйте орендарів, що вони повинні вільно звертатися до Вас з будь-якими зауваженнями, коментарями або питаннями. Підпишіть букву «З повагою», а потім - ваше ім'я.
Поради
-
Орендодавці або їхні співробітники можуть передавати або відправляти ці листи; по черзі, вони можуть розподілятися з орендною надходженням.
Утримайтеся від бажання бути дружньою і дайте занадто багато інформації, навіть коли речі очевидні. "Дженні Сміт йде, щоб мати дитину", або "Дженні Сміт виходить заміж і йде на її медовий місяць, а потім вийде з держави", як приклади давати занадто багато інформації. Дозвольте Дженні поділитися своєю інформацією, з ким вона вибирає, і обмежити ваш лист до того, що необхідно для бізнесу.
