Віртуальні помічники працюють як незалежні підрядники, які пропонують канцелярські та різноманітні послуги, подібні до службових секретарів, адміністративних помічників та канцелярських працівників. Вони зазвичай працюють з домашнього офісу, обладнаного факсом, комп'ютером, письмовим столом, принтером і доступом до Інтернету. Типи програмного забезпечення, необхідні віртуальним помічникам, залежать від їхньої галузі. Всі віртуальні помічники використовують загальний набір програмного забезпечення для надання послуг та управління бізнесом.
Настільна публікація
Програмне забезпечення для настільного друку включає в себе обробку текстів, презентації, електронні таблиці та бази даних. Віртуальні помічники, що працюють в маркетинговій індустрії, вимагають публікації програм для створення листів, веб-сайтів, поштових листів, запрошень і різних видів публікацій. Інші вимоги включають додатковий компонент, що містить програмне забезпечення для обробки текстів, перевірку орфографії та граматики, тезаурус, словник та перекладачі мови.
Транскрипція
Транскрипція складається з запису та написання диктування; Програми для транскрипції дозволяють легко відтворювати записані комунікації. Віртуальний помічник може зупинити, запустити, перемотати назад і призупинити запис. Ви можете надіслати записаний транскрипт електронною поштою як є або у вигляді стисненого файлу. Станом на 2011 рік загальні формати включають MP3 і WMV. Кілька програм для запису сумісні з різними форматами.
Бухгалтерія
Керування бізнесом віртуального помічника вимагає програмного забезпечення бухгалтерського обліку та виставлення рахунків. Віртуальні помічники, що спеціалізуються на бухгалтерах, повинні використовувати все-в-одну систему бухгалтерського обліку. Ці помічники можуть створювати рахунки, котирування та пропозиції; реєстраційні платежі; та відстеження часу роботи з однією програмою або з різними програмами для настільних видавничих систем.
Спілкування
Програмне забезпечення зв'язку - ще одна необхідність для віртуальних помічників. Доступне програмне забезпечення факсу та електронної пошти, яке пропонує персоналізацію та готові шаблони. Віртуальні помічники можуть створити шаблон, що відповідає їхньому бізнес-іміджу. Використання послуги Інтернет-телефону зменшить витрати на міжміські та місячні рахунки за телефон. Використання програм електронної пошти та факсу в Інтернеті вимагає хорошого підключення до Інтернету.
