Ви, мабуть, не маєте труднощів уявити собі цей сценарій: Ви отримаєте запрошення на престижну конференцію, на якій у вас буде багато можливостей для обміну та розширення бізнесу вашої компанії. Тим не менш, ви тепер стикаєтеся з перешкодою переконати вашого боса дозволити вам відвідувати. Обґрунтування витрат може викликати похмурість, але організація та підготовка допоможуть вам досягти своєї мети.
Складіть переконливий аргумент, який переконує ваших начальників у необхідності витрат, про які йдеться. Переконайте своїх босів, що вам потрібно витратити ці гроші на цей конкретний об'єкт або послугу. Доведіть, що цей рахунок приведе до високої рентабельності інвестицій. Надайте якомога більше допоміжної документації, щоб навести свою точку зору.
Розрахуйте точну вартість цього видатку і подайте суму своїм начальникам. Ваші розрахунки облегчать розум, продемонструвавши, що ви розглянути це повністю і не плануєте витрачати гроші. Представлення очікуваної вартості витрат може також полегшити побоювання, що заплановані витрати будуть обурливими. Якщо ви також можете визначити витрати на не витрачання грошей на товар або послугу, виробляйте ці цифри, а також для того, щоб відвезти додому свою точку зору.
Заповніть всі форми витрат за інструкціями. Більшість організацій мають офіційну систему подання обґрунтування витрат. Відділ бухгалтерського обліку, ймовірно, вимагатиме заповнення форми, що виправдовує вартість покупки. Пам'ятайте, що не варто нехтувати будь-якими полями в документі, тому що забути включити деталь може викликати проблеми пізніше.
Надайте документацію про все, що пов'язано з витратами. Менеджери хочуть бачити, де саме йдуть гроші; надаючи паперовий слід, ви допоможете їм зрозуміти, чому потрібно купувати цей конкретний товар або послугу. Включіть кожен квитанцію або документ, що стосуються витрат, щоб ніхто не міг звинуватити вас у незаконному присвоєнні коштів.
